8 vsakodnevnih nalog upravljanja prevozov, ki jih lahko avtomatizirate

1. Obveščanje vaših strank, poslovnih partnerjev in sodelavcev o informacijah, povezanih s prevozom

1. Prijavite se na spletno stran enega od svojih logističnih ponudnikov in oddate naročilo. Odprete svojo e-poštno storitev in pošljete e-pošto svojemu dobavitelju, da ga obvestite o pričakovanem datumu prevzema pošiljke.
2. Pošljejo vam e-pošto s prošnjo za registrsko številko tovornjaka.
3. Pošljete e-pošto prevozniku in vprašate za registrsko številko.
4. Prevoznik vam pošlje registrsko številko tovornjaka.
5. Isto e-pošto pošljete nazaj dobavitelju.
6. Pošiljka se je spremenila: treba je prevzeti še eno paleto, zato o tem obvestite prevoznika po e-pošti.
7. Prevoznik prejme informacijo, vendar spremeni datum prevzema in vas o tem obvesti po e-pošti.
8. Isto informacijo posredujete svojemu dobavitelju.
9. Nekaj dni po zaključku pošiljke vam prevoznik po e-pošti pošlje podpisan CMR.

1. Prijavite se v svoj sistem za upravljanje prevozov in oddate naročilo. Vašemu dobavitelju je samodejno poslano obvestilo s pričakovanim datumom prevzema.
2. Prevoznik posodobi registrsko številko tovornjaka. Obvestila prejmete samodejno vi in vaš dobavitelj.
3. Posodobite pošiljko, da vsebuje dodatno paleto. Vaš prevoznik in dobavitelj prejmeta informacijo samodejno.
4. Prevoznik posodobi datum prevzema in posodobljen predviden čas prihoda je samodejno poslan vam in vašemu dobavitelju.
5. Po zaključku pošiljke prevoznik neposredno v vaš sistem za upravljanje prevozov naloži podpisan CMR.

2. Sporočanje potreb po prevozu med vašimi prodajnimi predstavniki in logističnimi menedžerji

1. Prodajni predstavniki pošiljajo e-pošto ali kličejo logističnega/-e menedžerja/-e in sporočajo svoje potrebe po prevozu.
2. Logistični menedžer pripravi seznam potreb po prevozu, odloči, katerega prevoznika bo uporabil za vsako pošiljko, in organizira prevoz z uporabo različnih portalov prevoznikov in/ali pošiljanjem e-pošte.
3. Logistični menedžer bo posrednik, ki bo sporočal informacije med prodajnimi predstavniki in prevozniki.

1. Vsi prodajni predstavniki vnesejo svoje potrebe po prevozu v enoten sistem.
2. Logistični menedžerji vidijo nove potrebe po prevozu na svojem nadzornem pultu. Takoj imajo na voljo vsa merila za odločanje (cena, predvideni časi prihoda, emisije CO2) in potrebujejo le odločitev o najboljši možnosti.
3. Prodajni predstavniki se lahko kadar koli prijavijo v sistem in preverijo informacije o pošiljkah.

3. Vsakodnevno prijavljanje v različne spletne sisteme prevoznikov

1. Vaše podjetje sodeluje s 6 prevozniki: prevozniki A, B, C, D, E in F.
2. Za pošiljanje domačih pošiljk se prijavite v sistem prevoznika A.
3. Za mednarodne pošiljke se prijavite v sistem prevoznika B.
4. Za domači cestni tovorni promet prevoznik C nima spletnega samopostrežnega portala, zato jim za naročilo prevoza pošljete e-pošto. Najprej pa morate najti pravo osebo za stik, odvisno od poti pošiljke.
5. Za mednarodni cestni tovorni promet se prijavite v sistem prevoznika D ali prevoznika E, odvisno od izvora/cilja.
6. Za pomorski tovorni promet se prijavite v sistem prevoznika F.

4. Usposabljanje zaposlenih za uporabo novega programja prevoznika

1. Prišlo je novo leto in zamenjali ste nekatere svoje logistične ponudnike storitev. To pomeni, da se boste morali seznaniti z novim programjem in usposobiti svojo ekipo za njegovo uporabo.
2. V vaši ekipi je nov član, ki ga je treba usposobiti za uporabo različnih sistemov in spletnih mest prevoznikov. Bodisi boste morali deliti svoja gesla ali ustvariti nova uporabniška računa za vse sisteme. V nekaterih primerih lahko to traja nekaj dni ali celo tednov.
3. Potrebovali bodo tudi seznam vseh špediterjev in/ali skrbnikov računov za vse vaše prevoznike, s katerimi se lahko obrnejo glede naročil prevoza, stanj in sprememb.

1. Uporabljate programsko opremo za upravljanje prevozov (TMS) z eno vstopno točko. Zato menjava logističnih ponudnikov storitev ne bo prinesla nobenih sprememb v vaš delovni tok.
2. Nove člane ekipe usposobite za uporabo enega sistema namesto desetih.
3. Vsi vaši ustrezni kontakti so samodejno najdeni za vsako pošiljko in prevoznika.

5. Obveščanje sodelavca o najnovejših prevozih pred odhodom na dopust

6. „Koliko bi ta pošiljka stala?"

1. Z vsemi svojimi prevozniki imate vnaprej dogovorjene cenovne sezname. Imate jih natisnjene ali v obliki PDF/Excel na svojem računalniku.
2. Izračunate obračunsko težo pošiljke in s prstom sledite vsem cenovnim seznamom, da najdete ustrezno ceno.
3. Ne pozabite preveriti spletne strani prevoznika za trenutne dajatve (npr. BAF).
4. Rezultate izračunov sestavite v seznam, iz katerega lahko izberete najboljšo ponudbo.

7. Kopiranje in lepljenje informacij o prevozu iz enega programja v drugega

1. Uporabljate programsko opremo ERP (načrtovanje virov podjetja). Pri naročanju prevoza kopirate informacije o pošiljki iz ERP-ja v programsko opremo vašega logističnega ponudnika storitev.
2. Nato kopirate nekatere podatke iz programske opreme prevoznika nazaj v svoj ERP.
3. Imate spletno trgovino z nekaterimi nameščenimi vgradnimi moduli za samodejno pošiljanje, vendar morate nekatere informacije še vedno kopirati in prilepiti nazaj v svoj ERP. (Če je spletna trgovina vaša edina prodajna točka, to ni velik problem.)

1. Vaš ERP ali spletna trgovina je integrirana z vašim programjem za upravljanje prevozov. Lahko neposredno iz svojega ERP-ja pošiljate naročila za prevoz kateremu koli od svojih prevoznikov in samodejno prejemate vse potrebne informacije (nalepke, sledilne številke itd.).
2. Vaša spletna trgovina je integrirana z vašim ERP-jem. Od tam lahko bodisi uporabljate ERP kot edini vir vseh naročil prevoza ali pa samo sinhronizirate informacije s spletno trgovino.

8. Ustvarjanje poročil in statistik o pošiljanju na ravni celotnega podjetja in za vse prevoznike

1. Vaša zgodovina pošiljk in statistike so razpršene po sistemih različnih logističnih ponudnikov storitev. Nekateri morda sploh nimajo statističnega modula.
2. Za ustvarjanje poročila morate najprej izvoziti ali kopirati in prilepiti surove podatke iz sistemov vseh prevoznikov. Nato jih uvozite v Excel in poenotite formate, po čemer lahko začnete pridobivati vpoglede iz podatkov.