8 Tarefas Diárias de Gestão de Transporte que Pode Automatizar

1. Notificar os seus clientes, parceiros de negócio e colegas sobre informações relacionadas com o transporte

1. Inicia sessão no website de um dos seus prestadores logísticos e efetua uma reserva. Abre o seu serviço de email e envia um email ao seu fornecedor para o informar sobre a data prevista de recolha da encomenda.
2. Eles enviam-lhe um email a pedir o número de matrícula do camião.
3. Envia um email ao transportador a pedir o número de matrícula.
4. O transportador envia-lhe o número de matrícula do camião.
5. Reencaminha o mesmo email para o seu fornecedor.
6. A encomenda mudou: há uma palete adicional para recolher, por isso informa o transportador por email.
7. O transportador recebe a informação, mas muda a data de recolha e informa-o por email.
8. Reencaminha a mesma informação para o seu fornecedor.
9. Alguns dias após a encomenda estar concluída, o transportador envia-lhe o CMR assinado por email.

1. Inicia sessão na sua ferramenta de gestão de transporte e efetua uma reserva. Uma notificação com a data prevista de recolha é automaticamente enviada ao seu fornecedor.
2. O transportador atualiza o número de matrícula. Tanto você como o seu fornecedor recebem notificações automáticas.
3. Atualiza a encomenda para incluir uma palete adicional. O seu transportador e fornecedor recebem a informação automaticamente.
4. O transportador atualiza a data de recolha e o ETA atualizado é automaticamente enviado a si e ao seu fornecedor.
5. Após a encomenda estar concluída, o transportador carrega o CMR assinado diretamente no seu software de gestão de transporte.

2. Comunicar as necessidades de transporte entre os seus comerciais e gestor(es) de logística

1. Os comerciais enviam emails ou ligam ao(s) gestor(es) de logística e comunicam as suas necessidades de transporte.
2. O gestor de logística prepara uma lista de necessidades de transporte, decide que transportadora usar para cada uma e organiza o transporte usando vários portais de transportadoras e/ou enviando emails.
3. O gestor de logística será o intermediário a comunicar informações entre os comerciais e as transportadoras.

1. Todos os comerciais inserem as suas necessidades de transporte num único sistema.
2. Os gestores de logística veem as novas necessidades de transporte no seu painel. Têm imediatamente todos os critérios de decisão (preço, ETAs, emissões de carbono) e só precisam de decidir a melhor opção.
3. Os comerciais podem iniciar sessão no sistema sempre que precisarem de informações sobre encomendas.

3. Iniciar sessão em vários websites de transportadoras todos os dias

1. Trabalha com 6 transportadoras: Transportadora A, B, C, D, E e F.
2. Para enviar encomendas nacionais, inicia sessão no sistema da Transportadora A.
3. Para encomendas internacionais, inicia sessão no sistema da Transportadora B.
4. Para transporte rodoviário nacional, a Transportadora C não tem um portal de self-service online, por isso envia-lhes um email para encomendar o transporte. Mas primeiro precisa de encontrar a pessoa certa para contactar, dependendo da rota da encomenda.
5. Para transporte rodoviário internacional, inicia sessão no sistema da Transportadora D ou da Transportadora E, dependendo da origem/destino.
6. Para transporte marítimo, inicia sessão no sistema da Transportadora F.

4. Formar funcionários para usar um novo software de transportadora

1. Chegou um novo ano e mudou alguns dos seus prestadores de serviços logísticos. Isto significa que terá de se familiarizar com o novo software e formar a sua equipa para fazer o mesmo.
2. Há um novo membro na sua equipa que precisa de ser formado para usar todos os diferentes sistemas de software e websites das transportadoras. Terá de partilhar as suas palavras-passe ou criar novas contas para eles em todos os sistemas. Em alguns casos, pode demorar alguns dias ou até semanas.
3. Também precisarão de uma lista de todos os transitários e/ou gestores de conta de todas as suas transportadoras para contactar sobre encomendas de transporte, estados e alterações.

1. Utiliza um software de gestão de transporte (TMS) com um único ponto de acesso. Por isso, mudar de prestadores de serviços logísticos não trará quaisquer alterações ao seu fluxo de trabalho.
2. Forma novos membros da equipa para usar um sistema em vez de dez.
3. Todos os seus contactos relevantes são encontrados automaticamente para cada encomenda e transportadora.

5. Atualizar um colega sobre os últimos transportes antes de ir de férias

6. "Quanto custaria esta encomenda?"

Trabalha com 5 transportadoras e tem uma encomenda para a qual precisa de encontrar preços para cada uma, para poder escolher a melhor oferta.

Forma antiga:

1. Tem listas de preços pré-acordadas com todas as suas transportadoras. Ou tem-nas impressas ou em formato PDF/Excel no seu computador.
2. Calcula o peso tributável da encomenda e percorre todas as listas de preços com o dedo para encontrar o preço aplicável.
3. Não se esqueça de verificar o website da transportadora para as suas taxas atuais (por exemplo, BAF).
4. Compila os resultados do cálculo numa lista da qual pode escolher a melhor oferta.

Nova forma:

Utiliza um módulo de gestão de tarifas de transporte, que lhe permite carregar as suas listas de preços num sistema que as pode processar e fazer todos os cálculos por si num instante.

7. Copiar e colar informações de transporte de um software para outro

1. Utiliza um software ERP (planeamento de recursos empresariais). Ao encomendar transporte, copia a informação da encomenda do ERP para o software do seu prestador de serviços logísticos.
2. Depois copia alguns dados do software da transportadora de volta para o seu ERP.
3. Tem uma loja online com alguns plugins de envio automatizados instalados, mas ainda precisa de copiar e colar algumas informações de volta para o seu ERP. (Se a loja online for o seu único ponto de venda, não é um grande problema.)

1. O seu ERP ou loja online está integrado com o seu software de gestão de transporte. Pode enviar encomendas de transporte diretamente do seu ERP para qualquer uma das suas transportadoras e receber automaticamente qualquer informação que precise (etiquetas, números de rastreio, etc.).
2. A sua loja online está integrada com o seu ERP. A partir daí, pode usar o ERP como uma única fonte de todas as encomendas de transporte ou apenas sincronizar informações com a loja online.

8. Gerar relatórios e estatísticas de envio transversais à empresa e às transportadoras

1. O histórico e estatísticas das suas encomendas estão dispersos pelos sistemas das diferentes prestadoras de serviços logísticos. Algumas podem nem ter um módulo de estatísticas.
2. Para criar um relatório, primeiro exporta ou copia e cola os dados brutos de todos os sistemas das transportadoras. Depois importa-os todos para o Excel e normaliza os formatos, após o que pode começar a gerar insights a partir dos dados.