Selecteren van een vrachtvervoerder: 10 tips [+ gratis scorekaart]

Download een gratis beoordelingssjabloon voor vrachtvervoerders

Breidt uw bedrijf uit naar een nieuw land?

Hebt u nieuwe leveranciers en moet u het transport naar uw fabriek of magazijn regelen?

Neemt uw goederenvolume toe en wilt u overstappen van spotvrachtvervoer naar contractvrachtvervoer?

Wilt u uitbreiden naar nieuwe vervoersmodaliteiten zoals lucht, zee of spoor?

Of weet u niet zeker welke logistieke partner u moet kiezen of welke vervoerders u zelfs moet uitnodigen voor uw transportaanbesteding?

Dit zijn allemaal situaties waar logistiek managers en bedrijfsleiders - zoals u - mee te maken hebben gehad.


Bij het verzenden van uw goederen kan de keuze van de juiste vervoerder een groot verschil maken in termen van kosten, snelheid, betrouwbaarheid en klanttevredenheid. Met zoveel opties op de markt, hoe kiest u dan de vervoerder die het beste bij uw behoeften past? In dit blogbericht delen we 10 tips en factoren waar u rekening mee moet houden bij het selecteren van een vervoerder voor uw zendingen.

Dit zijn de 10 factoren:

De eerste en belangrijkste factor waar u rekening mee moet houden, is of de vervoerder de zendingen die u wilt vervoeren kan dekken. Dit hangt af van het type, de grootte, het gewicht en het volume van uw goederen, de landen van herkomst en bestemming en de vervoersmodaliteit die u prefereert. De meeste vervoerders zijn sterk in sommige vervoersroutes (volumes, vervoersmodaliteiten) en zwak in andere. U moet op zoek gaan naar vervoerders die de capaciteit, het netwerk en de expertise hebben om aan uw specifieke vervoerseisen te voldoen.

Als u unieke of speciale behoeften hebt, zoals regionale specificiteit, hoogwaardige goederen, multimodaal vervoer, temperatuurgecontroleerde of gevaarlijke stoffen (ADR), moet u prioriteit geven aan vervoerders die hieraan kunnen voldoen.

De tweede factor waar u rekening mee moet houden, is hoe goed de vervoerder presteert bij het tijdig en in goede staat afleveren van uw goederen. U moet op zoek gaan naar vervoerders met een bewezen staat van dienst op het gebied van tijdige levering, hoge servicekwaliteit, lage beschadigingspercentages en hoge klanttevredenheid.

U kunt de prestaties van de vervoerder meten aan de hand van objectieve indicatoren, zoals hun percentage tijdige leveringen, hun OTIF-score (op tijd en volledig) of hun klantbeoordelingen. U kunt ook referenties vragen aan andere afzenders die hun diensten hebben gebruikt en hun claims verifiëren.

Tip: Met een transportbeheersoftware zoals Cargoson kunt u een dagelijks rapport van vertraagde zendingen instellen dat elke ochtend naar uw e-mailinbox wordt gestuurd.

Als u neutrale, onpartijdige adviezen wilt, neem dan gerust contact met ons op via support@cargoson.com - we hebben met honderden afzenders samengewerkt om hun transportbeheerprocessen en -technologie op te zetten en te optimaliseren.

Dit klinkt misschien vanzelfsprekend, maar de derde factor waar u rekening mee moet houden, is hoeveel de vervoerder voor zijn diensten in rekening brengt. U moet de tarieven die verschillende vervoerders voor hetzelfde serviceniveau aanbieden met elkaar vergelijken en proberen de beste prijs-kwaliteitverhouding te krijgen. U moet ook op de hoogte zijn van de factoren die de prijs beïnvloeden, zoals de vervoersmodaliteit, de afstand, het gewicht, het volume, de brandstoftoeslag, de bijkomende kosten, en de seizoensgebondenheid. U moet ook de voorwaarden van het contract zorgvuldig bekijken en ervoor zorgen dat er geen verborgen of onverwachte kosten zijn. Veel afzenders kiezen voor een transportbeheersoftwareoplossing waar ze al hun contractuele vervoerderstarieven, berekend voor elke zending, op één dashboard kunnen zien, wat hen dagelijks uren bespaart.

Hier zijn enkele bronnen als u meer wilt weten over het optimaliseren van uw vrachtprijsbeheer:

De vierde factor waar u rekening mee moet houden, is hoe goed de vervoerder met u en uw klanten communiceert. U moet op zoek gaan naar vervoerders met effectieve communicatiehulpmiddelen en -systemen, zoals online tracking, geautomatiseerde meldingen, snelle reacties en proactieve inspanningen als er zich een probleem voordoet. U moet ook op zoek gaan naar vervoerders die open staan voor uw feedback en suggesties en bereid zijn om met u samen te werken om hun service te verbeteren.

Moderne transportbeheersoftware kan veel hiervan voor u automatiseren, zodat u proactief kunt zijn en alle partijen op de hoogte kunt houden. Twee van de meest gewaardeerde functies door Cargoson-klanten zijn bijvoorbeeld:

1. Automatische verzendmeldingen naar u, uw collega's, klanten en partners - boekingsmeldingen, ETA-updates, updates van kentekenplaten van vrachtwagens, updates van documentatie, enz.
2. Dagelijks rapport van vertraagde zendingen - u ontvangt elke ochtend een e-mail met alle zendingen die niet zijn opgehaald of afgeleverd, maar die voor die tijd beloofd waren.

Download een gratis beoordelingssjabloon voor vrachtvervoerders

De vijfde factor waar u rekening mee moet houden, is hoeveel risico de vervoerder voor uw bedrijf en uw klanten vormt. U moet op zoek gaan naar vervoerders met een adequate verzekeringsdekking, hoge veiligheidsnormen, een goede operationele status en een schone inspectiestatus. U moet ook op zoek gaan naar vervoerders met noodplannen voor het geval van noodsituaties of verstoringen. Is het gemakkelijk om een vergoeding te krijgen als er iets misgaat? U kunt deze informatie rechtstreeks bij uw vervoerders opvragen.

De zesde factor waar u rekening mee moet houden, zijn de voorwaarden die de vervoerder aan u en uw klanten aanbiedt. U moet op zoek gaan naar vervoerders met flexibele en gunstige voorwaarden die aansluiten bij de behoeften en voorkeuren van uw bedrijf. Dit kan betalingsvoorwaarden, documentatievereisten, annulerings- en restitutiebeleid, geschillenbeslechtingsprocedures of andere aanvullende bepalingen omvatten die uniek en voordelig zijn voor uw bedrijf.

De zevende factor waar u rekening mee moet houden, is welke technologie de vervoerder gebruikt om zijn service en efficiëntie te verbeteren. U moet op zoek gaan naar logistieke partners die technologie inzetten om hun activiteiten te optimaliseren, zoals GPS-tracking, elektronische ritregistratiesystemen (ELD's), online diensten, enz.

U moet ook op zoek gaan naar vervoerders die kunnen integreren met uw eigen technologiesystemen, zoals uw transportbeheersoftware (TMS) of uw ERP-systeem (Enterprise Resource Planning).

Daarnaast moet u op zoek gaan naar vervoerders die elektronisch gegevens kunnen uitwisselen met u en uw klanten, zoals transportboekingen, live trackinginformatie, online documenten en elektronische facturen.

Als u echter samenwerkt met kleinere vervoerders die niet over al deze systemen beschikken, kan een transportbeheersoftware u helpen het serviceniveau van uw kleinere vervoerders op te trekken tot het niveau van grotere vervoerders. Bijvoorbeeld:

Zelfs als uw kleinere vervoerders niet over alle elektronische mogelijkheden van grote multinationale vervoerders beschikken, kunt u uw processen en serviceniveaus redelijk gelijk houden wanneer u een TMS gebruikt.


Als u hulp nodig hebt bij het integreren van uw vervoerders, hier zijn enkele verdere bronnen:

De achtste factor waar u rekening mee moet houden, is hoe milieuvriendelijk de vervoerder is. U moet op zoek gaan naar vervoerders die groene praktijken toepassen om hun koolstofvoetafdruk te verminderen en hun impact op het milieu te beperken. Dit kan inhouden dat ze brandstofzuinige voertuigen gebruiken, de uitstoot verminderen, materialen recyclen of sociale doelen ondersteunen. Door te kiezen voor een duurzame vervoerder kunt u uw maatschappelijke verantwoordelijkheid van ondernemingen (MVO) verbeteren en uw merkimago versterken. Bovendien kunnen sommige klanten en leveranciers beleid hebben dat hen ervan weerhoudt met u samen te werken als de vervoerders waarmee u werkt niet voldoen aan hun milieunormen.

Om u zo veel mogelijk tijd te besparen bij transportbeslissingen en rapportage op basis van vrachtuitstoot, kunt u veel waarde halen uit onze software voor de berekening van broeikasgasemissies die rechtstreeks is geïntegreerd in uw transportbeheerdashboard. U kunt de CO2-equivalente emissies voor al uw zendingen en voor al uw vervoerders zien voordat u een boeking plaatst, of u kunt de waarden exporteren naar Excel voor rapportage.

Als u het gratis wilt uitproberen zonder een account aan te maken, kunt u onze gratis vrachtuitstootcalculator voor alle vervoersmodaliteiten bekijken.

Of u kunt een snelle demo aanvragen om te zien hoe het op uw dashboard werkt.

De negende factor waar u rekening mee moet houden, is hoe goed de vervoerder u en uw klanten behandelt als gewaardeerde partners. U moet op zoek gaan naar vervoerders die uitstekende klantenservice bieden tijdens het gehele verzendproces, van boeking tot levering. Dit kan snelle, proactieve communicatie, gepersonaliseerde oplossingen, tijdige updates, snelle probleemoplossing of het overtreffen van verwachtingen inhouden. Door te kiezen voor een klantgerichte vervoerder kunt u langdurige relaties opbouwen en de klantenloyaliteit verhogen.

TIP: Als uw zendingsvolume groot is, kunt u bij het uitvoeren van een transportaanbesteding een persoonlijke accountmanager aanvragen bij uw vervoerders, en dat lost meestal de meeste communicatieproblemen op - zelfs wanneer ze niet bijzonder technologisch geavanceerd zijn. Vervolgens kunt u hen vragen alle documentatie en informatie rechtstreeks via uw transportbeheersysteem te verstrekken.

De tiende factor waar u rekening mee moet houden, is hoe gereputeerd de vervoerder is in de branche. U moet op zoek gaan naar vervoerders met een goede reputatie onder hun collega's, klanten en toezichthouders. Dit kan een sterke merknaam, mond-tot-mondreclame, een groot marktaandeel of een concurrentievoordeel inhouden. Door te kiezen voor een vervoerder met een goede reputatie kunt u vertrouwen en geloofwaardigheid opbouwen in de markt en meer klanten aantrekken.

Vervoerderselectie is een kernonderdeel van het proces van transportaanbesteding. Eerst moet u de vervoerders selecteren die u wilt uitnodigen om deel te nemen aan uw aanbesteding. Daarna kunt u betrokken raken bij enkele onderhandelingen. En nadat u alle voorstellen hebt verzameld, moet u enkele beslissingen nemen: met welke vervoerders u (volledig of gedeeltelijk) wilt samenwerken en welke u wilt uitsluiten.

Als u meer wilt weten over hoe de vervoerderselectie past in het grotere proces van transportaanbesteding/vrachtverwerving, hebben we een artikel voor u samengesteld: Hoe voert u een eenvoudige transportaanbesteding uit?

Het kiezen van een vervoerder is een belangrijke beslissing die van invloed kan zijn op het succes van uw bedrijf. Door deze tips en factoren die we in dit blogbericht hebben gedeeld op te volgen, kunt u een weloverwogen keuze maken die aan uw verzendbehoeften en verwachtingen voldoet. Daarnaast hebben we een grondige scorekaart samengesteld die u kunt downloaden, uitprinten en bij de hand houden wanneer u een nieuwe vervoerder beoordeelt.

Download de gratis beoordelingssjabloon voor vervoerders (PDF)

Als u meer hulp of begeleiding nodig hebt bij het kiezen van een vervoerder of het beheren van uw verzendproces, neem dan gerust contact met ons op via hello@cargoson.com.

Cargoson is een neutrale transportbeheersoftware voor meerdere vervoerders voor afzenders die u kan helpen uw verzendactiviteiten te vereenvoudigen zonder enige expeditie- of tussenpersoonactiviteiten. We zijn slechts een softwaretool die u kan helpen tijd, geld en rompslomp te besparen bij het verzenden van uw goederen.

Vraag een consultatie van 30 minuten aan om te bespreken of en hoe Cargoson u kan helpen de juiste vervoerders te selecteren en uw transportbeheerprocessen te moderniseren!