8 dagligdagse transportadministrasjonsoppgaver du kan automatisere

1. Varsle dine kunder, forretningspartnere og kolleger om transportrelatert informasjon

1. Du logger inn på nettstedet til en av dine logistikkleverandører og plasserer en bestilling. Du åpner e-posttjenesten din og sender en e-post til leverandøren din for å informere dem om forventet hentedato for forsendelsen.
2. De sender en e-post for å be om lastebilens registreringsnummer fra deg.
3. Du sender en e-post til transportøren og spør om registreringsnummeret.
4. Transportøren sender deg lastebilens registreringsnummer.
5. Du sender den samme e-posten tilbake til leverandøren.
6. Forsendelsen endres: det er en ekstra pall som skal hentes, så du informerer transportøren via e-post.
7. Transportøren mottar informasjonen, men de endrer hentedatoen og informerer deg via e-post.
8. Du videresender den samme informasjonen til leverandøren din.
9. Noen dager etter at forsendelsen er fullført, sender transportøren deg den signerte CMR-en.

1. Du logger inn på fraktadministrasjonsverktøyet ditt og plasserer en bestilling. En varsling med forventet hentedato sendes automatisk til leverandøren din.
2. Transportøren oppdaterer lastebilens registreringsnummer. Både du og leverandøren din mottar automatiske varsler.
3. Du oppdaterer forsendelsen til å inneholde en ekstra pall. Transportøren din og leverandøren din mottar informasjonen automatisk.
4. Transportøren oppdaterer hentedatoen, og den oppdaterte ankomstiden (ETA) sendes automatisk til deg og leverandøren din.
5. Etter at forsendelsen er fullført, laster transportøren opp den signerte CMR-en direkte til fraktadministrasjonsprogramvaren din.

2. Kommunisere transportbehov mellom dine selgere og logistikkansvarlige

1. Selgerne sender e-poster eller ringer de logistikkansvarlige og kommuniserer sine transportbehov.
2. Den logistikkansvarlige forbereder en liste over transportbehov, bestemmer hvilken transportør som skal brukes for hver forsendelse, og organiserer transporten ved hjelp av ulike transportørportaler og/eller ved å sende e-poster.
3. Den logistikkansvarlige vil være mellomledd for å kommunisere informasjon mellom selgere og transportører.

1. Alle selgerne legger inn sine transportbehov i ett enkelt system.
2. Logistikkansvarlige ser de nye transportbehovene på dashbordet sitt. De har umiddelbart tilgang til alle beslutningskriteriene (pris, ankomsttider, CO2-utslipp) og trenger bare å bestemme det beste alternativet.
3. Selgerne kan logge inn i systemet når som helst de trenger informasjon om forsendelser.

3. Logge inn på mange ulike transportørnettsted hver dag

1. Du har 6 transportører som selskapet ditt samarbeider med: Transportør A, B, C, D, E og F.
2. For å sende innenlandske pakker logger du inn i Transportør A sitt system.
3. For internasjonale pakker logger du inn i Transportør B sitt system.
4. For innenlands veifraktgods har ikke Transportør C et nettbasert selvbetjeningsportal, så du sender dem en e-post for å bestille transport. Men først må du finne riktig person å kontakte, avhengig av forsendelsesruten.
5. For internasjonal veifraktgods logger du inn i enten Transportør D eller Transportør E sitt system, avhengig av opprinnelse/destinasjon.
6. For sjøfraktgods logger du inn i Transportør F sitt system.

4. Trene ansatte til å bruke et nytt transportørprogramvare

1. Et nytt år har kommet, og du har byttet noen av dine logistikkleverandører. Dette betyr at du må sette deg inn i det nye programvaret og trene teamet ditt til å gjøre det samme.
2. Det er et nytt medlem i teamet ditt som må trenes til å bruke alle de ulike transportørenes programvaresystemer og nettsteder. Du må enten dele passordene dine eller opprette nye kontoer for dem i alle systemene. I noen tilfeller kan det ta noen dager eller til og med uker.
3. De vil også trenge en liste over alle speditørene og/eller kontopersonene for alle dine transportører for å kontakte dem angående transportbestillinger, statuser og endringer.

1. Du bruker en programvare for transportadministrasjon (TMS) med ett tilgangspunkt. Derfor vil bytte av logistikkleverandører ikke medføre noen endringer i arbeidsflyten din.
2. Du trener nye teammedlemmer til å bruke ett system i stedet for ti.
3. Alle dine relevante kontakter blir funnet automatisk for hver forsendelse og transportør.

5. Sette kolleger inn i de siste transportene før du drar på ferie

6. "Hvor mye ville denne forsendelsen koste?"

1. Du har forhåndsavtalte prislister med alle dine transportører. Du har dem enten utskrevet eller i PDF/Excel-format på datamaskinen din.
2. Du beregner forsendelsens betalbare vekt og følger fingeren gjennom alle prislistene for å finne den gjeldende prisen.
3. Ikke glem å sjekke transportørens nettsted for deres gjeldende tillegg (f.eks. BAF)
4. Du sammenstiller beregningsresultatene i en liste som du kan velge det beste tilbudet fra.

7. Kopiere og lime transportinformasjon fra en programvare til en annen

1. Du bruker en ERP-programvare (enterprise resource planning). Når du bestiller transport, kopierer du forsendelsesopplysningene fra ERP-en til logistikkleverandørens programvare.
2. Deretter kopierer du noen data fra transportørens programvare tilbake til ERP-en din.
3. Du har en nettbutikk med noen automatiserte fraktprogramtillegg installert, men du må fortsatt kopiere og lime inn noe informasjon tilbake til ERP-en din. (Hvis nettbutikken er ditt eneste salgspunkt, er det ikke noe stort problem.)

1. Din ERP eller nettbutikk er integrert med fraktadministrasjonsprogramvaren din. Du kan sende transportbestillinger direkte fra ERP-en din til hvilken som helst av transportørene dine, og automatisk få tilbake all informasjon du trenger (etiketter, sporingsnumre osv.).
2. Nettbutikken din er integrert med ERP-en din. Derfra kan du enten bruke ERP-en som en enkelt kilde for alle transportbestillinger, eller bare synkronisere informasjon med nettbutikken.

8. Generere selskapsvide, tverrgående transportrapporter og statistikk

1. Din forsendelseshistorikk og statistikk er spredt over systemene til ulike logistikkleverandører. Noen har kanskje ikke engang en statistikkmodul.
2. For å lage en rapport, må du først eksportere eller kopiere og lime inn rådata fra alle transportørenes systemer. Deretter importerer du dem alle til Excel og standardiserer formatene, etter dette kan du begynne å generere innsikt fra dataene.