Kuljetuskilpailutukset tai rahtihankinnat voivat vaikuttaa monimutkaisilta ja haastavilta toteuttaa, mutta niiden järjestäminen saattaa olla yksinkertaisempaa kuin luulitkaan.


Mitä "kuljetuskilpailutuksella" tarkoitetaan laajimmassa merkityksessä? Määritelmä: Kilpailutus, jossa yritys päättää käyttää useita kuljetuspalveluntarjoajia rahtitarpeidensa täyttämiseen. Monille eurooppalaisille yrityksille tyypillinen kilpailutusjakso on yksi vuosi.

Määritelmät


Ennen kuin käymme läpi oppaan kuljetuskilpailutuksen järjestämiseen seuraavassa luvussa, määritellään vielä joitakin prosessiin liittyviä keskeisiä termejä.

  1. Kuljetuskilpailutus, tunnetaan myös nimellä rahtihankinta: Nämä termit viittaavat prosessiin, jossa yritys kutsuu useita kuljetuspalveluntarjoajia tarjoamaan kuljetuspalveluitaan. Se on systemaattinen ja reilu menetelmä palveluntarjoajan valitsemiseksi kustannusten, palvelun, toimitusaikojen, luotettavuuden, saatavuuden ja muiden yritykselle tärkeiden tekijöiden perusteella. Kilpailutukset kattavat tyypillisesti tietyn ajanjakson, usein yhden vuoden monissa eurooppalaisissa yrityksissä. Rahtihankinta on vakiintunut prosessi suuryritysten kuljetuksissa, mutta se on yleistymässä myös pienten yritysten keskuudessa, jotka käyttävät kuljetuksenhallintajärjestelmää.

  2. Lähetyskilpailutus / kuormakilpailutus: Tässä lähettäjä järjestää kilpailutuksen yksittäiselle kuormalle tai kertaluonteiselle kuljetustarpeelle. Lisätietoja aiheesta löydät aiemmasta artikkelistamme "Mitä on spot-rahti?". Kyseisessä blogitekstissä opit, kuinka spot-rahti voi tarjota ratkaisuja odottamattomiin kuljetustarpeisiin, mahdollisia kustannussäästömahdollisuuksia sekä siihen liittyviä epävarmuuksia ja riskejä. Tämän artikkelin painopiste on kuitenkin pitkäaikaisessa sopimushankinnan prosessissa, joka on kuljetuskilpailutus tai rahtihankinta.

  3. Kuljetuskilpailutusohjelmisto: Nämä ovat digitaalisia työkaluja, jotka on suunniteltu automatisoimaan kuljetuskilpailutusprosessia. Kuljetuskilpailutustyökalut auttavat kilpailutusasiakirjojen luomisessa, eri kuljetusliikkeiltä saatujen tarjousten hallinnassa, niiden vertailussa useiden parametrien perusteella ja lopulta sopivimman/sopivimpien valinnassa. Ohjelmisto sisältää tyypillisesti ominaisuuksia asiakirjojen hallintaan, viestintään tarjoajien kanssa, tarjousten analysointiin ja raportointiin.

Tässä blogitekstissä annamme sinulle käytännön vinkkejä, työkaluja ja malleja yksinkertaisen kuljetuskilpailutuksen järjestämiseen. Pääpainomme tässä on rahtihankinnoissa tai kuljetuskilpailutuksissa pitkäaikaisena sopimusmenettelynä, emmekä käsittele yksittäisiä kuorma- tai lähetyskilpailutuksia.


Keskeiset periaatteet kuljetuskilpailutuksen järjestämisessä:

  • Ole avoin;
  • Valmistele yksinkertaiset ja selkeät asiakirjat;
  • Pidä sanasi ja tee päätökset.

5 vaihetta onnistuneen kuljetuskilpailutuksen järjestämiseen


1. Ymmärrä liiketoimintasi, lähettämäsi tavarat ja toimintareittisi (rahtitilastot).


Vastaa kysymyksiin, joita kuljetusyritykset esittävät sinulle. Nämä ovat ratkaisevan tärkeitä, sillä ne vaikuttavat rahtisi ehtoihin (toimitusaika, palvelun tyyppi, rahtikustannukset, maksuaika, luottoraja jne.).

Ennakoi siis nämä kysymykset ja valmistaudu vastaamaan niihin:

  • Mikä on yrityksesi toimiala? Kuinka tärkeä kuljetus on liiketoiminnassasi? Mitkä ovat vuotuiset kuljetuskustannuksesi?


  • Miten nämä tavarat on pakattu? Esim. irtotavarana, kääritty kuormalavalle, rullina, suursäkissä, säiliöautossa jne.

  • Miten nämä tavarat voidaan lastata? Esim. pinottavissa vai ei, lastaus/purku takalaidalla (ei pääsyä suurella puoliperävaunulla), hauraat tavarat, sidonta vaaditaan jne.


Kuljetusliikkeet ovat erityisen kiinnostuneita edellisen kauden rahtitilastoistasi. Tämä mahdollistaa heidän sopivuutensa arvioimisen kuljetusketjussaan - tavarat, toimitusosoitteet, määrät, kuljetusreitit jne.

Minne tavarasi liikkuvat? Mitä määriä on kyseessä? Mikä on kuljetustesi säännöllisyys? Onko kuljetuksissasi kausivaihtelua?

Cargoson voi auttaa!


Cargosonin rahtien hallintaohjelmistossa yrityksesi rahtitilastot näkyvät tililläsi interaktiivisina kaavioina ja taulukoina sekä ladattavassa Excel-muodossa. Tämä mahdollistaa rahtitilastojesi käsittelyn ja jakamisen rahtiyhteistyökumppaneillesi yhdessä muiden kilpailutusasiakirjojen kanssa.

Lataa rahtitilastojen mallipohja


2. Valitse oikeat kuljetusliikkeet, joille lähetät kilpailutuksen.


Saavutat parhaat tulokset vain, jos lähetät kilpailutuksesi oikeille kuljetusyrityksille. Siksi on tärkeää analysoida nykyinen kuljetusliikkeiden listasi ja miettiä, ketkä muut voisivat sopia uuteen kilpailutukseen.

Kuljetusliikkeet, niiden työntekijät ja toimitusverkostot muuttuvat jatkuvasti. Ei ole lainkaan poikkeus, jos kuljetusliike, joka ei ole aiemmin tarjonnut parhaita ehtoja, on selvästi paras seuraavassa kilpailutuksessa, ja nykyinen rahtikumppanisi tarvitsee "herätyksen". Aktiivisen osallistumisen ja tarjoajien kiinnostuksen varmistamiseksi on tärkeää tuntea markkinat ja tietää, kenet kutsua kilpailutukseen.

Jos tarvitset kuljetusliikkeen valintaan käsikirjoituksen, jota noudattaa keskustellessasi potentiaalisten kuljetusliikkeiden kanssa, käymme pääperiaatteet läpi tässä artikkelissa: Rahdinkuljettajan valinta: 10 vinkkiä [+ ilmainen pisteytyskortti]. Tarjolla on myös ladattava pisteytyskortti, jonka voit tulostaa ja käyttää oppaanasi.

Cargoson voi auttaa!


Ohjelmistossamme on yli 1000 kuljetusliikettä, ja meillä on kokemusta tietää, ketkä toimivat aktiivisesti eri kuljetusmuodoissa, suunnissa ja tavararyhmissä. Cargoson kuljetuksenhallinnan ohjelmistotoimittajana on asiakkaan rinnalla neutraalissa konsultin roolissa tarjoten riippumatonta toimialaosaamista ja suosituksia.


3. Määritä kuljetusliikkeiden allokointistrategiasi ennen kuljetuskilpailutuksen järjestämistä.


Tässä sinun tulee miettiä ja määrittää strategia kuljetusliikkeiden ja rahtireittien jakamiseen.

Tärkeä näkökohta kuljetusliikkeiden allokointistrategian suunnittelussa on varmasti kyky palvella pääkuljetusreittejä ja/tai asiakkaita, joilla on erityisvaatimuksia.

Älä myöskään unohda keskustella yrityksesi strategisten tai suurten asiakkaiden kanssa ymmärtääksesi heidän valmiutensa mahdolliseen kuljetuskumppanin vaihtoon.

Useimmiten kuljetusliikkeen valinta- ja reittijakamisstrategiasi määräytyy kuitenkin sen mukaan, kuinka monen kuljetusliikkeen kanssa yrityksesi voi realistisesti toimia päivittäin. Usean kuljetusliikkeen lähetysohjelmisto voi auttaa sinua hallitsemaan paljon useampia kuljetusliikkeitä (samalla kun se lisää läpinäkyvyyttä) ilman henkilöstön lisäämistä, kun ne kaikki ovat yhdessä hallintanäkymässä ja vakioidussa työnkulussa.

Mahdollisia allokointistrategioita:
  • Yksi kuljetusliike maata kohden
  • Yksi kuljetusliike aluetta/postinumeroa kohden
  • Yksi kuljetusliike lähtö- tai määräpaikkaa kohden (toimittaja tai asiakas)
  • Yksi kuljetusliike tavaramäärän perusteella
  • Yksi kuljetusliike tavararyhmän perusteella
  • Yhdistelmät

Cargoson voi auttaa!


Cargosonin ohjelmisto on suunniteltu auttamaan lähettäjää löytämään parhaat kuljetusehdot itselleen riippumatta siitä, kuinka monta rahtikumppania tarvitaan. Sillä, johtaako kuljetusliikkeiden allokointistrategiasi 2 vai 12 rahtikumppaniin, ei enää ole merkitystä - kuljetusten tilaaminen, seuranta ja hallinta Cargosonin kuljetuksenhallintaohjelmistosta on yhtä helppoa!


4. Luo yksinkertainen ja selkeästi ymmärrettävä kilpailutusasiakirja (kuljetusehdot ja hinnastopohja).


Tyypillinen kilpailutusasiakirja(RFP - Request for Proposal) selittää, mitä kuljetusliikkeiltä odotetaan, ja kuvaa kuljetustarpeesi, kuten lähetysprofiilin, tavaroiden luonteen, lähetysten säännöllisyyden ja tiedot siitä, mitä hinnan tulee sisältää (esim. polttoainelisä, vakuutus, tietullit). Vaikka yksityiskohtien taso on sinun harkintasi varassa, suosittelemme, että kilpailutusasiakirjasi tarjoaa riittävästi tietoa, jotta kuljetusliikkeet tietävät hinta- ja toimitusaikatarjouksiensa perustan. Lue lisää siitä, miten rahtihinnat määräytyvät, blogistamme: Rahtihinta selitettynä.

Kilpailutusasiakirjan tulee olla jäsennelty, yksiselitteinen, helppo täyttää ja helppo vertailla. Tuloksena ovat tarkat, ajantasaiset tariffit ja toimitusajat sekä sujuva prosessi tulevassa yhteistyössäsi kuljetusliikkeidesi kanssa.

Cargoson voi auttaa!

Ilmainen, ladattava rahtihankinta-asiakirjapohja


Tämän artikkelin alta voit ladata parhaan käytännön esimerkin yksinkertaisesta ja selkeästä kilpailutusasiakirjasta, joka koostuu vakiokuljetusehdoista ja hinnastopohjasta.

Lataa Cargosonin kilpailutusasiakirjat, muokkaa kuljetusehtojasi, lisää lähtö- ja määräpaikkasi hinnastopohjaan ja lähetä kuljetuskilpailutus rahtikumppanillesi. Jos yksinkertaiset kuljetusehdot eivät riitä, hinnastopohjan lisäksi voit saada myös yksityiskohtaisemman luonnoksen kuljetusehdoista.

Jos et tiedä, mille kuljetusliikkeille lähettää kuljetuskilpailutuksen, Cargoson voi auttaa sinua neutraalina konsulttina. Pyydä ilmaista neuvontaa


5. Kirjaa ja toteuta kilpailutustuloksesi (Cargosonin rahtien hallintaohjelmisto).


Kun kuljetuskilpailutus on suoritettu, rahtisopimuksista on neuvoteltu tarvittaessa lisää ja nimitykset on jaettu kuljetusliikkeille, kilpailutuksen tulokset on toteutettava jatkuvassa yhteistyössäsi valittujen kuljetusliikkeiden kanssa.

Yksinkertainen totuus - ole selkeä valinnoissasi ja pidä kiinni luvatuista nimityksistä. Cargosonin rahtien hallintaohjelmisto voi auttaa sinua toteuttamaan kilpailutuksen tulokset onnistuneesti eri valittujen rahtikumppaniesi kanssa.

Cargoson voi auttaa!


Cargosonin rahtitariffien hallintaohjelmisto mahdollistaa kaikkien eri kuljetusliikkeiltä saatujen hinnastojen lataamisen yrityksesi tilille. Ohjelmiston edistynyt hintalaskentamoottori antaa sekä sinulle että muille yrityksessäsi kuljetuksia hoitaville selkeän kuvan eri rahtikumppanien tarjoamista kuljetusehdoista. Tämä luo ennennäkemättömän yksinkertaisen tavan vertailla ja tehdä perusteltuja päätöksiä kuljetusten tilaamisesta ja päätösten tekemisestä. Lisäksi sinun ei tarvitse alkaa käyttää uutta kuljetusliikkeen verkkosivustoa tai rakentaa itse kuljetusliikkeen API-integraatiota, sillä Cargosonin sisäänrakennettu kuljetusliikkeiden integrointiohjelmisto hoitaa tämän jo.

Kokeile Cargosonia ja näe itse: Rekisteröi tili