Przetargi transportowe lub zakup frachtu mogą wydawać się skomplikowane i trudne do przeprowadzenia, ale ich organizacja może być w rzeczywistości prostsza, niż myślisz.


W najszerszym znaczeniu, co rozumiemy przez "przetarg transportowy"? Definicja: Przetarg, w którym firma decyduje się skorzystać z usług wielu dostawców usług transportowych dla swoich potrzeb frachtowych. Dla wielu firm w Europie, powszechnym okresem przetargowym jest jeden rok.

Definicje


Zanim przejdziemy do przewodnika po przeprowadzaniu przetargu transportowego w następnym rozdziale, zdefiniujmy kilka kluczowych pojęć związanych z tym procesem.

  1. Przetarg Transportowy, znany również jako Zakup Frachtu: Terminy te odnoszą się do procesu, w którym firma zaprasza wielu dostawców usług transportowych do składania ofert na świadczenie usług frachtowych. Jest to systematyczna i uczciwa metoda wyboru dostawcy usług w oparciu o koszt, serwis, czasy realizacji, niezawodność, dostępność i inne czynniki ważne dla firmy. Przetargi zazwyczaj obejmują określony okres, często jeden rok w wielu europejskich firmach. Zakup frachtu jest standardowym procesem w wysyłkach korporacyjnych, ale staje się również coraz bardziej powszechny wśród małych firm korzystających z TMS.

  2. Przetarg na Przesyłkę / Przetarg na Ładunek: Jest to sytuacja, w której nadawca przeprowadza przetarg na pojedynczy ładunek lub jednorazową potrzebę transportową. Aby dowiedzieć się więcej, sprawdź nasz poprzedni artykuł "Czym jest fracht spot?". W tym wpisie na blogu dowiesz się, jak fracht spot może zapewnić rozwiązania dla nieoczekiwanych potrzeb transportowych, potencjalne możliwości oszczędności kosztów oraz niepewności i ryzyka, z którymi się wiąże. Jednak głównym tematem obecnego artykułu jest proces zakupu kontraktów długoterminowych, czyli przetarg transportowy lub zakup frachtu.

  3. Oprogramowanie do Przetargów Frachtowych: Są to narzędzia cyfrowe zaprojektowane w celu automatyzacji procesu przetargów frachtowych. Narzędzia do przetargów frachtowych pomagają w tworzeniu dokumentów przetargowych, zarządzaniu ofertami od różnych przewoźników, porównywaniu ich na podstawie wielu parametrów i ostatecznie wyborze najbardziej odpowiedniego(ych). Oprogramowanie zazwyczaj zawiera funkcje zarządzania dokumentami, komunikacji z oferentami, analizy ofert i raportowania.

W tym wpisie na blogu przedstawimy praktyczne wskazówki, narzędzia i szablony do organizacji prostego przetargu transportowego. Naszym głównym celem jest tutaj zakup frachtu lub przetarg transportowy jako proces kontraktów długoterminowych, a nie zajmowanie się pojedynczymi przetargami na ładunki lub przesyłki.


Kluczowe zasady, których należy przestrzegać przy organizacji przetargu transportowego:

  • Bądź otwarty;
  • Przygotuj prostą i przejrzystą dokumentację;
  • Dotrzymuj słowa i podejmuj zdecydowane decyzje.

5 Kroków do Przeprowadzenia Udanego Przetargu Transportowego


1. Zrozum swoją firmę, towary, które wysyłasz i swoje trasy operacyjne (statystyki frachtowe).


Odpowiedz na pytania, które zadadzą Ci firmy transportowe. Są one kluczowe, ponieważ wpłyną na warunki Twojego frachtu (czas dostawy, rodzaj usługi, koszt frachtu, termin płatności, limit kredytowy itp.).

Dlatego przewiduj te pytania i bądź przygotowany na odpowiedzi:

  • Jaka jest branża Twojej firmy? Jak ważny jest transport w Twojej działalności? Jaki jest Twój roczny koszt transportu?


  • Jak te towary są pakowane? Np. luzem, owinięte folią na paletach, rolki, big bag, cysterna itp.

  • Jak te towary mogą być załadowane? Np. możliwość układania w stosy lub nie, załadunek/rozładunek z windą załadowczą (brak dostępu dużą naczepą), towary delikatne, wymagane mocowanie pasami itp.


Przewoźnicy będą szczególnie zainteresowani statystykami frachtowymi z poprzedniego okresu. Pozwala im to ocenić i oszacować ich dopasowanie do ich łańcucha transportowego - towary, miejsca dostawy, wolumeny, trasy transportowe itp.

Dokąd przemieszczają się Twoje towary? Jakie są zaangażowane ilości? Jaka jest regularność Twoich transportów? Czy Twoje transporty mają wahania sezonowe?

Cargoson może pomóc!


Dzięki oprogramowaniu do zarządzania frachtem Cargoson, statystyki frachtowe Twojej firmy są wyświetlane na Twoim koncie w interaktywnych wykresach i tabelach, a także w formacie Excel do pobrania. Pozwala to na przetwarzanie i udostępnianie statystyk frachtowych partnerom frachtowym wraz z innymi dokumentami przetargowymi.

Pobierz przykładowe statystyki frachtowe


2. Wybierz odpowiednich przewoźników, do których wyślesz przetarg.


Najlepsze rezultaty osiągniesz tylko wtedy, gdy wyślesz swój przetarg do odpowiednich firm transportowych. Dlatego ważne jest, aby przeanalizować swoją obecną listę przewoźników i zastanowić się, kto jeszcze może być odpowiedni do nowego przetargu.

Przewoźnicy, ich pracownicy i sieci dostaw stale się zmieniają. Nie jest wcale wyjątkiem, jeśli przewoźnik, który wcześniej nie oferował najlepszych warunków, jest zdecydowanie najlepszy w kolejnym przetargu, a Twój obecny partner frachtowy potrzebuje "pobudki". Aby zapewnić aktywny udział i zainteresowanie dostawców, ważne jest, aby znać rynek i wiedzieć, kogo zaprosić do przetargu.

Jeśli potrzebujesz scenariusza wyboru przewoźnika, którym możesz się kierować podczas rozmów z potencjalnymi przewoźnikami, omawiamy główne zasady w tym artykule: Wybór Przewoźnika Frachtowego: 10 Wskazówek [+ darmowa karta oceny]. Dostępna jest również karta oceny do pobrania, którą możesz wydrukować i użyć jako przewodnik.

Cargoson może pomóc!


Nasze oprogramowanie obejmuje ponad 1000 przewoźników i mamy doświadczenie, aby wiedzieć, kto aktywnie działa w różnych trybach frachtu, kierunkach i grupach towarowych. Cargoson, jako dostawca oprogramowania do zarządzania frachtem, stoi po stronie klienta w neutralnej roli konsultanta, zapewniając niezależną wiedzę branżową i rekomendacje.


3. Ustal strategię alokacji przewoźników przed przeprowadzeniem przetargu transportowego.


Tutaj powinieneś przemyśleć i określić strategię alokacji przewoźników i linii frachtowych.

Ważnym aspektem projektowania strategii alokacji przewoźników jest z pewnością zdolność do obsługi głównych tras transportowych i/lub klientów o specjalnych wymaganiach.

Nie zapomnij też porozmawiać ze strategicznymi lub dużymi klientami swojej firmy, aby zrozumieć ich gotowość na ewentualną zmianę partnera transportowego.

Najczęściej jednak Twoja strategia wyboru przewoźnika i alokacji tras będzie determinowana przez liczbę przewoźników, którymi Twoja firma może realnie zarządzać na co dzień. Oprogramowanie do wysyłek wieloprzewoźnikowych może pomóc Ci zarządzać znacznie większą liczbą przewoźników (przy jednoczesnym zwiększeniu przejrzystości) bez zwiększania personelu, dzięki temu, że wszyscy są na jednym pulpicie i mają ustandaryzowany przepływ pracy.

Możliwe strategie alokacji:
  • Jeden przewoźnik na kraj
  • Jeden przewoźnik na region/kod pocztowy
  • Jeden przewoźnik na miejsce pochodzenia lub przeznaczenia (dostawca lub klient)
  • Jeden przewoźnik na podstawie wolumenu towarów
  • Jeden przewoźnik na podstawie grupy towarowej
  • Kombinacje

Cargoson może pomóc!


Oprogramowanie Cargoson zostało zaprojektowane, aby pomóc nadawcy znaleźć najlepsze dla niego warunki transportu, niezależnie od tego, ilu partnerów frachtowych jest potrzebnych. Niezależnie od tego, czy Twoja strategia alokacji przewoźników skutkuje 2 czy 12 partnerami frachtowymi, zamawianie, śledzenie i zarządzanie transportem z oprogramowania do zarządzania transportem Cargoson jest równie łatwe!


4. Stwórz prosty i zrozumiały dokument przetargowy (warunki wysyłki i szablon cennika).


Typowy dokument przetargowy (RFP - Request for Proposal) wyjaśnia, czego oczekuje się od przewoźników i opisuje Twoje potrzeby transportowe, takie jak profil przesyłki, rodzaj towarów, regularność przesyłek oraz szczegóły dotyczące tego, co powinno być uwzględnione w cenie (np. dopłata paliwowa, ubezpieczenie, opłaty drogowe). Chociaż poziom szczegółowości zależy od Twojego uznania, zalecamy, aby dokument przetargowy zawierał wystarczająco dużo szczegółów, aby przewoźnicy znali podstawę swoich ofert cenowych i czasu dostawy. Przeczytaj więcej o tym, jak ustalane są ceny frachtu z naszego bloga: Wyjaśnienie ceny frachtu.

Dokument przetargowy powinien być ustrukturyzowany, jednoznaczny, łatwy do wypełnienia i łatwy do porównania. Rezultatem będą dokładne, aktualne taryfy i czasy dostaw oraz płynny proces w przyszłej współpracy z przewoźnikami.

Cargoson może pomóc!

Darmowy, do pobrania szablon dokumentów zakupu frachtu


Poniżej tego artykułu możesz pobrać najlepszy przykład prostego i przejrzystego dokumentu przetargowego, który składa się ze standardowych warunków frachtu i szablonu cennika.

Pobierz dokumenty przetargowe Cargoson, zmodyfikuj swoje warunki frachtu, dodaj swoje miejsca pochodzenia i przeznaczenia do szablonu cennika i wyślij przetarg transportowy do swojego partnera frachtowego. Jeśli proste warunki frachtu nie wystarczą, oprócz szablonu cennika możesz również uzyskać bardziej szczegółowy projekt warunków frachtu.

Jeśli nie wiesz, do których przewoźników wysłać przetarg transportowy, Cargoson, jako neutralny konsultant, może Ci pomóc. Poproś o darmową poradę


5. Zapisz i zrealizuj wyniki przetargu (oprogramowanie do zarządzania frachtem Cargoson).


Po przeprowadzeniu przetargu transportowego, dalszych negocjacjach umowy frachtowej (jeśli są potrzebne) i rozdzieleniu nominacji przewoźnikom, konieczne jest wdrożenie wyników przetargu w bieżącej współpracy z wybranymi przewoźnikami.

Prosta prawda - bądź jasny w swoich wyborach i trzymaj się obiecanych nominacji. Aby z powodzeniem wdrożyć wyniki przetargu z różnymi wybranymi partnerami frachtowymi, pomocne może być oprogramowanie do zarządzania frachtem Cargoson.

Cargoson może pomóc!


Oprogramowanie do zarządzania stawkami frachtowymi Cargoson pozwala na przesłanie wszystkich cenników otrzymanych od różnych przewoźników na konto Twojej firmy. Zaawansowany silnik kalkulacji cen oprogramowania daje zarówno Tobie, jak i innym osobom w Twojej firmie zajmującym się transportem, jasny przegląd warunków frachtowych oferowanych przez różnych partnerów frachtowych. Tworzy to bezprecedensowo prosty sposób porównywania i podejmowania świadomych decyzji dotyczących zamawiania transportu i podejmowania decyzji. A na dodatek, nie musisz zaczynać korzystać z nowej strony internetowej przewoźnika ani samodzielnie budować integracji API przewoźnika, ponieważ jest to już obsługiwane przez wbudowane oprogramowanie do integracji przewoźników Cargoson.

Wypróbuj Cargoson i przekonaj się sam: Zarejestruj konto