8 codziennych zadań związanych z zarządzaniem transportem, które możesz zautomatyzować

1. Powiadamianie klientów, partnerów biznesowych i współpracowników o informacjach związanych z transportem

1. Logujesz się na stronie internetowej jednego ze swoich dostawców usług logistycznych i składasz zamówienie. Otwierasz swoją pocztę e-mail i wysyłasz wiadomość do dostawcy, aby poinformować go o oczekiwanej dacie odbioru przesyłki.
2. Dostawca wysyła e-mail z prośbą o numer rejestracyjny ciężarówki.
3. Wysyłasz e-mail do przewoźnika z prośbą o numer rejestracyjny.
4. Przewoźnik przesyła Ci numer rejestracyjny ciężarówki.
5. Przesyłasz tę samą wiadomość e-mail z powrotem do dostawcy.
6. Przesyłka się zmieniła: jest dodatkowa paleta do odebrania, więc informujesz o tym przewoźnika e-mailem.
7. Przewoźnik otrzymuje informację, ale zmienia datę odbioru i informuje Cię o tym e-mailem.
8. Przekazujesz te same informacje swojemu dostawcy.
9. Kilka dni po zakończeniu przesyłki przewoźnik przesyła Ci podpisany list przewozowy CMR e-mailem.

1. Logujesz się do swojego narzędzia do zarządzania frachtem i składasz zamówienie. Powiadomienie z oczekiwaną datą odbioru jest automatycznie wysyłane do Twojego dostawcy.
2. Przewoźnik aktualizuje numer rejestracyjny ciężarówki. Zarówno Ty, jak i Twój dostawca otrzymujecie automatyczne powiadomienia.
3. Aktualizujesz przesyłkę, aby zawierała dodatkową paletę. Twój przewoźnik i dostawca otrzymują informacje automatycznie.
4. Przewoźnik aktualizuje datę odbioru, a zaktualizowany ETA jest automatycznie wysyłany do Ciebie i Twojego dostawcy.
5. Po zakończeniu przesyłki przewoźnik przesyła podpisany list przewozowy CMR bezpośrednio do Twojego oprogramowania do zarządzania frachtem.

2. Komunikowanie potrzeb transportowych między sprzedawcami a menedżerem(ami) logistyki

1. Sprzedawcy wysyłają e-maile lub dzwonią do menedżera(ów) logistyki i komunikują swoje potrzeby transportowe.
2. Menedżer logistyki przygotowuje listę potrzeb transportowych, decyduje, którego przewoźnika użyć do każdego z nich, i organizuje transport za pomocą różnych portali przewoźników i/lub wysyłając e-maile.
3. Menedżer logistyki będzie pośrednikiem przekazującym informacje między sprzedawcami a przewoźnikami.

1. Wszyscy sprzedawcy wprowadzają swoje potrzeby transportowe do jednego systemu.
2. Menedżerowie logistyki widzą nowe potrzeby transportowe na swoim pulpicie. Od razu mają wszystkie kryteria decyzyjne (cena, ETA, emisja CO2) i muszą tylko zdecydować o najlepszej opcji.
3. Sprzedawcy mogą zalogować się do systemu, gdy potrzebują informacji o przesyłkach.

3. Logowanie się na wiele różnych stron internetowych przewoźników każdego dnia

1. Współpracujesz z 6 przewoźnikami: Przewoźnik A, B, C, D, E i F.
2. Aby wysłać przesyłki krajowe, logujesz się do systemu Przewoźnika A.
3. W przypadku przesyłek międzynarodowych logujesz się do systemu Przewoźnika B.
4. W przypadku krajowego transportu drogowego Przewoźnik C nie ma internetowego portalu samoobsługowego, więc wysyłasz do nich e-mail, aby zamówić transport. Ale najpierw musisz znaleźć właściwą osobę do kontaktu, w zależności od trasy przesyłki.
5. W przypadku międzynarodowego transportu drogowego logujesz się do systemu Przewoźnika D lub E, w zależności od miejsca pochodzenia/przeznaczenia.
6. W przypadku transportu morskiego logujesz się do systemu Przewoźnika F.

4. Szkolenie pracowników w zakresie korzystania z nowego oprogramowania przewoźnika

1. Nadszedł nowy rok i zmieniłeś niektórych swoich dostawców usług logistycznych. Oznacza to, że będziesz musiał zapoznać się z nowym oprogramowaniem i przeszkolić swój zespół, aby zrobił to samo.
2. W Twoim zespole jest nowy członek, który musi zostać przeszkolony w zakresie korzystania ze wszystkich różnych systemów i stron internetowych przewoźników. Będziesz musiał albo udostępnić swoje hasła, albo utworzyć dla nich nowe konta we wszystkich systemach. W niektórych przypadkach może to zająć kilka dni, a nawet tygodni.
3. Będą również potrzebować listy wszystkich spedytorów i/lub menedżerów kont dla wszystkich Twoich przewoźników, aby skontaktować się z nimi w sprawie zamówień transportowych, statusów i zmian.

1. Korzystasz z oprogramowania do zarządzania transportem (TMS) z jednym punktem dostępu. Dlatego zmiana dostawców usług logistycznych nie przyniesie żadnych zmian w Twoim przepływie pracy.
2. Szkolisz nowych członków zespołu w zakresie korzystania z jednego systemu, a nie dziesięciu.
3. Wszystkie Twoje istotne kontakty są automatycznie znajdowane dla każdej przesyłki i przewoźnika.

5. Informowanie kolegi o najnowszych transportach przed wyjazdem na urlop

6. „Ile będzie kosztować ta przesyłka?"

1. Masz wcześniej uzgodnione cenniki ze wszystkimi swoimi przewoźnikami. Masz je albo wydrukowane, albo w formacie PDF/Excel na swoim komputerze.
2. Obliczasz płatną wagę przesyłki i przesuwasz palcem po wszystkich cennikach, aby znaleźć odpowiednią cenę.
3. Nie zapomnij sprawdzić na stronie internetowej przewoźnika aktualnych dopłat (np. BAF)
4. Zestawiasz wyniki obliczeń w formie listy, z której możesz wybrać najlepszą ofertę.

7. Kopiowanie i wklejanie informacji o transporcie z jednego oprogramowania do drugiego

1. Korzystasz z oprogramowania ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa). Przy zamawianiu transportu kopiujesz informacje o przesyłce z ERP do oprogramowania dostawcy usług logistycznych.
2. Następnie kopiujesz niektóre dane z oprogramowania przewoźnika z powrotem do swojego ERP.
3. Masz sklep internetowy z zainstalowanymi niektórymi zautomatyzowanymi wtyczkami do wysyłki, ale nadal musisz kopiować i wklejać niektóre informacje z powrotem do swojego ERP. (Jeśli sklep internetowy jest Twoim jedynym punktem sprzedaży, nie jest to jednak wielki problem.)

1. Twój system ERP lub sklep internetowy jest zintegrowany z Twoim oprogramowaniem do zarządzania frachtem. Możesz wysyłać zlecenia transportowe bezpośrednio z ERP do dowolnego ze swoich przewoźników i automatycznie otrzymywać z powrotem wszelkie potrzebne informacje (etykiety, numery śledzenia itp.).
2. Twój sklep internetowy jest zintegrowany z Twoim ERP. Stamtąd możesz albo używać ERP jako jedynego źródła wszystkich zleceń transportowych, albo po prostu synchronizować informacje ze sklepem internetowym.

8. Generowanie raportów i statystyk wysyłkowych dla całej firmy, obejmujących wielu przewoźników

1. Twoja historia i statystyki przesyłek są rozproszone w systemach różnych dostawców usług logistycznych. Niektórzy mogą nawet nie mieć modułu statystyk.
2. Aby utworzyć raport, najpierw eksportujesz lub kopiujesz i wklejasz surowe dane z systemów wszystkich przewoźników. Następnie importujesz je wszystkie do Excela i ujednolicasz formaty, po czym możesz zacząć generować wnioski z danych.