Transportudbud eller fragtindkøb kan virke komplekst og overvældende at gå i gang med, men at organisere dem kan faktisk være nemmere end du tror.


I sin bredeste forstand, hvad mener vi med "transportudbud"? Definition: Et udbud hvor en virksomhed beslutter at bruge flere transportserviceudbydere til sine fragtbehov. For mange virksomheder i Europa er den almindelige udbudsperiode ét år.

Definitioner


Inden vi går igennem guiden til at gennemføre et transportudbud i næste kapitel, lad os definere nogle flere nøglebegreber relateret til processen.

  1. Transportudbud, også kendt som Fragtindkøb: Disse begreber refererer til processen, hvor en virksomhed inviterer flere transportserviceudbydere til at byde på at levere fragtservices. Det er en systematisk og fair metode til at vælge en serviceudbyder baseret på omkostninger, service, leveringstider, pålidelighed, tilgængelighed og andre faktorer, der er vigtige for virksomheden. Udbud dækker typisk en specifik periode, ofte ét år i mange europæiske virksomheder. Fragtindkøb er en standardproces inden for virksomhedsforsendelse, men bliver også mere almindelig blandt små virksomheder, der bruger et TMS.

  2. Forsendelsesudbudsbud / Lasteudbudsbud: Dette er hvor en afsender gennemfører et udbud for en enkelt last eller et enkelt transportbehov. For yderligere læsning kan du tjekke vores tidligere artikel "Hvad er spot-fragt?". I den blogpost lærer du, hvordan spot-fragt kan give løsninger på uventede forsendelsesmæssige behov, potentielle omkostningsbesparende muligheder og de usikkerheder og risici, det medfører. Fokus for denne artikel er dog den langsigtede kontraktindkøbsproces, som er transportudbud eller fragtindkøb.

  3. Fragtudbudssoftware: Dette er digitale værktøjer designet til at automatisere processen med fragtudbudsbud. Fragtudbudsværktøjer hjælper med at oprette udbudsdokumenter, administrere bud fra forskellige fragtmænd, sammenligne dem baseret på flere parametre og til sidst vælge den/de mest egnede. Softwaren omfatter typisk funktioner til dokumenthåndtering, kommunikation med budgivere, budanalyse og rapportering.

I denne blogpost vil vi give dig praktiske tips, værktøjer og skabeloner til at organisere et simpelt transportudbud. Vores hovedfokus her er på fragtindkøb eller transportudbud som en langsigtet kontraktproces snarere end at adressere enkeltlast- eller forsendelsesudbudsbud.


De vigtigste principper at følge, når du organiserer et fragtudbud:

  • Vær åben;
  • Forbered enkel og klar dokumentation;
  • Hold dit ord og træf faste beslutninger.

5 trin til at gennemføre et vellykket transportudbud


1. Forstå din virksomhed, de varer du sender og dine operationelle ruter (fragtstatistikker).


Besvar de spørgsmål, transportvirksomhederne vil stille dig. Disse er afgørende, da de vil påvirke vilkårene for din fragt (leveringstid, servicetype, fragtomkostninger, betalingsfrist, kreditmaksimum osv).

Så forvent disse spørgsmål og vær forberedt på at besvare:

  • Hvad er din virksomheds forretningsområde? Hvor vigtig er transport i din virksomhed? Hvad er din årlige transportomkostning?


  • Hvordan er disse varer pakket? F.eks. løse, krympet på paller, ruller, big bag, tankvogn osv.

  • Hvordan kan disse varer lastes? F.eks. stablingsbare eller ej, lastning/losning med bagklap (ingen adgang med en stor sættevogn), skrøbelige varer, stropning påkrævet osv.


Fragtmænd vil være særligt interesserede i dine fragtstatistikker fra den foregående periode. Dette giver dem mulighed for at evaluere og vurdere deres egnethed i deres transportkæde - varer, leveringssteder, mængder, transportruter osv.

Hvor bevæger dine varer sig hen? Hvilke mængder er involveret? Hvor regelmæssig er din transport? Har dine transporter sæsonudsving?

Cargoson kan hjælpe!


Med Cargosons fragtadministrationssoftware vises din virksomheds fragtstatistikker på din konto i interaktive grafer og tabeller samt i downloadbare Excel-format. Dette giver dig mulighed for at behandle og dele dine fragtstatistikker med dine fragtpartnere sammen med andre udbudsdokumenter.

Download eksempelfragtstatistikker


2. Vælg de rette fragtmænd at sende udbuddet til.


Du vil kun opnå de bedste resultater, hvis du sender dit udbud til de rette transportvirksomheder. Det er derfor afgørende at analysere din nuværende liste over fragtmænd og overveje, hvem der ellers kunne være egnet til det nye udbud.

Fragtmændene, deres ansatte og deres leveringsnetværk ændrer sig konstant. Det er slet ikke usædvanligt, hvis en fragtmand, der ikke tidligere har tilbudt de bedste vilkår, klart er den bedste i det næste udbud, og din nuværende fragtpartner har brug for en "vækkerkald". For at sikre aktiv deltagelse og interesse fra udbyderne er det vigtigt at kende markedet og vide, hvem man skal invitere til udbuddet.

Hvis du har brug for en vejledning til valg af fragtmand til at følge, når du diskuterer med potentielle fragtmænd, gennemgår vi hovedprincipperne i denne artikel: Valg af fragtmand: 10 tips [+ gratis scorekort]. Der er også et downloadbart scorekort, du kan printe ud og bruge som din guide.

Cargoson kan hjælpe!


Vores software omfatter mere end 1000 fragtmænd, og vi har erfaringen til at vide, hvem der aktivt opererer inden for forskellige fragtformer, retninger og varegrupper. Cargoson, som leverandør af fragtadministrationssoftware, står på kundens side i en neutral konsulentrolle og tilbyder dermed uafhængig brancheekspertise og anbefalinger.


3. Fastlæg din strategi for tildeling af fragtmænd, før du gennemfører transportudbuddet.


Her bør du gennemtænke og bestemme strategien for tildeling af fragtmænd og fragtlinjer.

Et vigtigt aspekt af at designe en strategi for tildeling af fragtmænd er bestemt evnen til at betjene større transportruter og/eller kunder med særlige krav.

Glem heller ikke at tale med dine strategiske eller store kunder for at forstå deres parathed til en eventuel ændring af transportpartner.

Oftest vil din strategi for valg og rutetildeling af fragtmænd dog blive bestemt af, hvor mange fragtmænd din virksomhed realistisk kan administrere dagligt. En software til forsendelse med flere fragtmænd kan hjælpe dig med at administrere mange flere fragtmænd (samtidig med at øge gennemsigtigheden) uden at øge personalet, ved at have dem alle på ét dashboard og en standardiseret arbejdsgang.

Mulige tildelingsstrategier:
  • Én fragtmand pr. land
  • Én fragtmand pr. region/postnummer
  • Én fragtmand pr. afsender eller destination (leverandør eller kunde)
  • Én fragtmand baseret på varemængde
  • Én fragtmand baseret på varegruppe
  • Kombinationer

Cargoson kan hjælpe!


Cargosons software er designet til at hjælpe afsenderen med at finde de bedste transportvilkår for dem, uanset hvor mange fragtpartnere der er behov for. Uanset om din strategi for tildeling af fragtmænd resulterer i 2 eller 12 fragtpartnere, er det lige nemt at bestille, spore og administrere transport fra Cargosons software til transportstyring!


4. Opret et simpelt og klart forståeligt udbudsdokument (skabelon til forsendelsesvilkår og prisliste).


Et typisk udbudsdokument (RFP - Request for Proposal) forklarer, hvad der forventes af fragtmændene, og beskriver dine transportbehov, såsom forsendelsesprofil, varernes art, regelmæssigheden af forsendelser og detaljer om, hvad der skal inkluderes i prisen (f.eks. brændstoftillæg, forsikring, vejafgifter). Selvom detaljeniveauet er op til dig, anbefaler vi, at dit udbudsdokument giver tilstrækkelige detaljer, så fragtmændene ved grundlaget for deres pris- og leveringstidstilbud. Læs mere om, hvordan fragtpriser bestemmes fra vores blog: Fragtpris forklaret.

Udbudsdokumentet bør være struktureret, utvetydigt, nemt at udfylde og nemt at sammenligne. Resultatet vil være nøjagtige, opdaterede tariffer og leveringstider samt en smidig proces i dit fremtidige partnerskab med dine fragtmænd.

Cargoson kan hjælpe!

Gratis, downloadbar skabelon til fragtindkøb


Nedenfor denne artikel kan du downloade et bedste praksis-eksempel på et simpelt og klart udbudsdokument, der består af standardfragtvilkår og en prisliste-skabelon.

Download Cargosons udbudsdokumenter, tilpas dine fragtvilkår, tilføj dine afsendersteder og destinationer til prisliste-skabelonen, og send transportudbuddet til din fragtpartner. Hvis de simple fragtvilkår ikke er nok, kan du ud over prisliste-skabelonen også få et mere detaljeret udkast til fragtvilkår.

Hvis du ikke ved, hvilke fragtmænd du skal sende transportudbuddet til, kan Cargoson som neutral konsulent hjælpe dig. Bed om gratis rådgivning


5. Registrer og realiser dine udbudsresultater (Cargosons software til fragtadministration).


Når transportudbuddet er gennemført, yderligere fragtkontraktsforhandling er foretaget (hvis nødvendigt), og nomineringer er blevet uddelt til fragtmændene, er det nødvendigt at implementere udbudsresultaterne i dit igangværende partnerskab med dine valgte fragtmænd.

En enkel sandhed - vær klar i dine valg og hold fast i lovede nomineringer. For at implementere udbudsresultaterne med succes med dine forskellige valgte fragtpartnere kan Cargosons software til fragtadministration hjælpe dig.

Cargoson kan hjælpe!


Cargosons software til fragtprisstyring giver dig mulighed for at uploade alle de prislister, du har modtaget fra forskellige fragtmænd, til din virksomhedskonto. Softwarens avancerede priskalkuleringssystem giver både dig og andre i din virksomhed, der beskæftiger sig med transport, et klart overblik over de fragtvilkår, der tilbydes af forskellige fragtpartnere. Dette skaber en hidtil uset enkel måde at sammenligne og træffe informerede beslutninger om bestilling af transport og træffe beslutninger. Og for at sætte kronen på værket behøver du ikke at begynde at bruge et nyt fragtmandwebsite eller selv bygge en fragtmand-API-integration, da dette allerede er håndteret af Cargosons indbyggede software til fragtmandintegration.

Prøv Cargoson og se selv: Registrer konto