8 hverdagsopgaver inden for transportstyring, du kan automatisere

1. Underrette dine kunder, forretningspartnere og kolleger om transportrelaterede oplysninger

1. Du logger ind på en af dine logistikvaretageres websteder og foretager en booking. Du åbner din e-mail-tjeneste og sender en e-mail til din leverandør for at informere dem om den forventede afhentningsdato for forsendelsen.
2. De sender en e-mail for at anmode om lastbilens registreringsnummer fra dig.
3. Du sender en e-mail til fragtmanden og beder om registreringsnummeret.
4. Fragtmanden sender dig lastbilens registreringsnummer.
5. Du sender den samme e-mail tilbage til leverandøren.
6. Forsendelsen er ændret: Der er en ekstra palle at hente, så du informerer fragtmanden via e-mail.
7. Fragtmanden modtager oplysningerne, men de ændrer afhentningsdatoen og informerer dig via e-mail.
8. Du videresender de samme oplysninger til din leverandør.
9. Nogle dage efter at forsendelsen er gennemført, sender fragtmanden dig den underskrevne CMR.

1. Du logger ind på dit fragtadministrationsværktøj og foretager en booking. En meddelelse med den forventede afhentningsdato sendes automatisk til din leverandør.
2. Fragtmanden opdaterer lastbilens registreringsnummer. Både du og din leverandør modtager automatiske meddelelser.
3. Du opdaterer forsendelsen til at indeholde en ekstra palle. Din fragtmand og leverandør modtager oplysningerne automatisk.
4. Fragtmanden opdaterer afhentningsdatoen, og den opdaterede ETA sendes automatisk til dig og din leverandør.
5. Efter at forsendelsen er gennemført, uploader fragtmanden den underskrevne CMR direkte til din fragtadministrationssoftware.

2. Kommunikere transportbehov mellem dine sælgere og logistikansvarlige

1. Sælgerne sender e-mails eller ringer til den/de logistikansvarlige og kommunikerer deres transportbehov.
2. Den logistikansvarlige udarbejder en liste over transportbehov, beslutter hvilken fragtmand der skal bruges til hver enkelt, og organiserer transporten ved hjælp af forskellige fragtmandportaler og/eller ved at sende e-mails.
3. Den logistikansvarlige vil være mellemmanden, der kommunikerer oplysninger mellem sælgere og fragtmænd.

1. Alle sælgere indtaster deres transportbehov i et enkelt system.
2. Logistikansvarlige ser de nye transportbehov på deres dashboard. De har med det samme alle beslutningskriterier (pris, ETA'er, CO2-udledning) og behøver kun at beslutte det bedste tilbud.
3. Sælgerne kan logge ind i systemet, når de har brug for oplysninger om forsendelser.

3. Logge ind på mange forskellige fragtmandwebsteder hver dag

1. Du har 6 fragtmænd, som din virksomhed samarbejder med: Fragtmand A, B, C, D, E og F.
2. For at sende indenrigspakker logger du ind i fragtmand A's system.
3. For internationale pakker logger du ind i fragtmand B's system.
4. For indenrigsk vejtransport har fragtmand C ikke en online selvbetjeningsportal, så du sender dem en e-mail for at bestille transport. Men først skal du finde den rette kontaktperson, afhængigt af forsendelsesruten.
5. For international vejtransport logger du ind i enten fragtmand D eller fragtmand E's system, afhængigt af afgangs- og bestemmelsessted.
6. For søfragt logger du ind i fragtmand F's system.

4. Oplære medarbejdere i at bruge en ny fragtmandsoftware

1. Et nyt år er kommet, og du har skiftet nogle af dine logistikserviceudbydere. Dette betyder, at du skal sætte dig ind i den nye software og oplære dit team til at gøre det samme.
2. Der er en ny medarbejder i dit team, som skal oplæres i at bruge alle de forskellige fragtmænds softwaresystemer og websteder. Du vil enten skulle dele dine adgangskoder eller oprette nye konti til dem i alle systemerne. I nogle tilfælde kan det tage et par dage eller endda uger.
3. De vil også have brug for en liste over alle speditører og/eller kontoadministratorer for alle dine fragtmænd for at kunne kontakte dem vedrørende transportordrer, statuser og ændringer.

1. Du bruger en software til transportstyring (TMS) med ét adgangspunkt. Derfor vil skift af logistikserviceudbydere ikke medføre ændringer i din arbejdsgang.
2. Du oplærer nye teammedlemmer i at bruge ét system i stedet for ti.
3. Alle dine relevante kontakter findes automatisk for hver forsendelse og fragtmand.

5. Bringe din kollega ajour med de seneste transporter før din ferie

6. "Hvor meget ville denne forsendelse koste?"

1. Du har på forhånd aftalt prislister med alle dine fragtmænd. Du har dem enten udprintet eller i PDF/Excel-format på din computer.
2. Du beregner forsendelsens betalingsvægt og følger med fingeren gennem alle prislisterne for at finde den gældende pris.
3. Glem ikke at tjekke fragtmandens websted for deres aktuelle tillægsgebyrer (f.eks. BAF)
4. Du sammenstiller beregningsresultaterne i en liste, som du kan vælge det bedste tilbud fra.

7. Kopiere og indsætte transportoplysninger fra et software til et andet

1. Du bruger et ERP-system (Enterprise Resource Planning). Når du bestiller transport, kopierer du forsendelsesoplysningerne fra ERP-systemet til din logistikserviceudbyders software.
2. Derefter kopierer du nogle data fra fragtmandens software tilbage til dit ERP-system.
3. Du har en online butik med nogle automatiserede forsendelsesplugins installeret, men du skal stadig kopiere og indsætte nogle oplysninger tilbage i dit ERP-system. (Hvis den online butik er dit eneste salgspunkt, er det ikke noget større problem.)

1. Dit ERP-system eller din online butik er integreret med din fragtadministrationssoftware. Du kan sende transportordrer direkte fra dit ERP-system til enhver af dine fragtmænd og automatisk få de oplysninger tilbage, du har brug for (labels, sporingsnumre osv.).
2. Din online butik er integreret med dit ERP-system. Derfra kan du enten bruge ERP-systemet som en enkelt kilde til alle transportordrer eller blot synkronisere oplysninger med den online butik.

8. Generere virksomhedsomspændende, tværgående fragtmandsforsendelsesrapporter og statistikker

1. Din forsendelseshistorik og statistikker er spredt over forskellige logistikserviceudbyders systemer. Nogle har måske ikke engang en statistikmodul.
2. For at oprette en rapport skal du først eksportere eller kopiere og indsætte rådataene fra alle fragtmændenes systemer. Derefter importerer du dem alle til Excel og standardiserer formaterne, hvorefter du kan begynde at generere indsigter fra dataene.