8 každodenních úkolů správy přepravy, které můžete automatizovat

1. Informování vašich zákazníků, obchodních partnerů a kolegů o informacích týkajících se přepravy

1. Přihlásíte se na webové stránky jednoho ze svých logistických poskytovatelů a zadáte objednávku přepravy. Otevřete svůj e-mailový klient a pošlete e-mail svému dodavateli, abyste ho informovali o očekávaném datu vyzvednutí zásilky.
2. Dodavatel vám pošle e-mail s žádostí o registrační značku nákladního vozidla.
3. Pošlete e-mail dopravci s žádostí o registrační značku.
4. Dopravce vám pošle registrační značku nákladního vozidla.
5. Pošlete stejný e-mail zpět dodavateli.
6. U zásilky došlo ke změně: je třeba vyzvednout další paletu, takže informujete dopravce e-mailem.
7. Dopravce obdrží informaci, ale změní datum vyzvednutí a informuje vás e-mailem.
8. Přepošlete stejnou informaci svému dodavateli.
9. Několik dní po dokončení přepravy vám dopravce pošle e-mailem podepsaný CMR.

1. Přihlásíte se do svého nástroje pro správu přepravy a zadáte objednávku přepravy. Váš dodavatel automaticky obdrží oznámení s očekávaným datem vyzvednutí.
2. Dopravce aktualizuje registrační značku nákladního vozidla. Vy i váš dodavatel automaticky obdržíte oznámení.
3. Aktualizujete zásilku o další paletu. Váš dopravce a dodavatel obdrží informaci automaticky.
4. Dopravce aktualizuje datum vyzvednutí a aktualizovaný předpokládaný čas dodání (ETA) je automaticky zaslán vám i vašemu dodavateli.
5. Po dokončení přepravy dopravce nahraje podepsaný CMR přímo do vašeho softwaru pro správu přepravy.

2. Komunikace přepravních potřeb mezi vašimi obchodníky a manažery logistiky

1. Obchodníci posílají e-maily nebo volají manažerům logistiky a sdělují jim své přepravní potřeby.
2. Manažer logistiky připraví seznam přepravních potřeb, rozhodne, kterého dopravce použije pro každou z nich, a zorganizuje přepravu pomocí různých portálů dopravců a/nebo odesláním e-mailů.
3. Manažer logistiky bude prostředníkem komunikujícím informace mezi obchodníky a dopravci.

1. Všichni obchodníci zadávají své přepravní potřeby do jednoho systému.
2. Manažeři logistiky vidí nové přepravní potřeby na svém dashboardu. Okamžitě mají k dispozici všechna kritéria pro rozhodování (cena, ETA, emise CO2) a stačí jim pouze vybrat nejlepší možnost.
3. Obchodníci se mohou kdykoli přihlásit do systému a získat informace o zásilkách.

3. Každodenní přihlašování do mnoha různých systémů dopravců

1. Vaše společnost spolupracuje se 6 dopravci: Dopravce A, B, C, D, E a F.
2. Pro odesílání vnitrostátních balíků se přihlašujete do systému dopravce A.
3. Pro mezinárodní balíky se přihlašujete do systému dopravce B.
4. Pro vnitrostátní silniční nákladní přepravu dopravce C nemá online samoobslužný portál, takže jim musíte posílat e-maily s objednávkami přepravy. Nejprve ale musíte najít správnou kontaktní osobu v závislosti na trase přepravy.
5. Pro mezinárodní silniční nákladní přepravu se přihlašujete buď do systému dopravce D, nebo dopravce E, v závislosti na místě odeslání/určení.
6. Pro námořní přepravu se přihlašujete do systému dopravce F.

4. Školení zaměstnanců pro používání nového softwaru dopravce

1. Přišel nový rok a vy jste vyměnili některé ze svých poskytovatelů logistických služeb. To znamená, že se budete muset seznámit s novým softwarem a zaškolit svůj tým, aby to samé udělal.
2. Ve vašem týmu je nový člen, kterého je třeba zaškolit pro používání všech různých softwarových systémů a webových stránek dopravců. Buď s ním budete muset sdílet svá hesla, nebo pro něj vytvoříte nové účty ve všech systémech. V některých případech to může trvat několik dní nebo dokonce týdnů.
3. Bude také potřebovat seznam všech spedičních společností a/nebo obchodních zástupců pro všechny vaše dopravce, aby s nimi mohl komunikovat ohledně objednávek přepravy, stavů a změn.

1. Používáte software pro správu přepravy (TMS) s jedním přístupovým bodem. Proto změna poskytovatelů logistických služeb nepřinese žádné změny do vašeho pracovního postupu.
2. Nové členy týmu školíte pro používání jednoho systému, nikoli deseti.
3. Všechny vaše relevantní kontakty jsou pro každou zásilku a dopravce nalezeny automaticky.

5. Informování kolegy o nejnovějších přepravách před odchodem na dovolenou

6. „Kolik by tato přeprava stála?"

1. Se všemi vašimi dopravci máte předem dohodnuté cenové seznamy. Máte je buď vytištěné, nebo ve formátu PDF/Excel na svém počítači.
2. Vypočítáte účtovanou hmotnost zásilky a prohledáváte všechny cenové seznamy, abyste našli příslušnou cenu.
3. Nezapomeňte zkontrolovat webové stránky dopravce ohledně aktuálních příplatků (např. BAF).
4. Výsledky výpočtů sestavíte do seznamu, ze kterého můžete vybrat nejlepší nabídku.

7. Kopírování a vkládání informací o přepravě z jednoho softwaru do druhého

1. Používáte ERP (podnikový informační systém). Při objednávání přepravy kopírujete informace o zásilce z ERP do softwaru vašeho poskytovatele logistických služeb.
2. Poté kopírujete některá data ze softwaru dopravce zpět do vašeho ERP.
3. Máte online obchod s nainstalovanými některými automatizovanými doplňky pro přepravu, ale stále musíte kopírovat a vkládat některé informace zpět do vašeho ERP. (Pokud je online obchod vaším jediným místem prodeje, není to velký problém.)

1. Vaše ERP nebo online obchod je integrován s vaším softwarem pro správu přepravy. Můžete odesílat objednávky přepravy přímo z vašeho ERP kterémukoli z vašich dopravců a automaticky získávat zpět všechny potřebné informace (štítky, sledovací čísla atd.).
2. Váš online obchod je integrován s vaším ERP. Odtud můžete buď používat ERP jako jediný zdroj všech objednávek přepravy, nebo pouze synchronizovat informace s online obchodem.

8. Generování přepravních reportů a statistik pro celou společnost napříč dopravci

1. Historie vašich zásilek a statistiky jsou roztroušeny v systémech různých poskytovatelů logistických služeb. Někteří z nich dokonce nemusí mít modul pro statistiky.
2. Chcete-li vytvořit report, musíte nejprve exportovat nebo zkopírovat surová data ze všech systémů dopravců. Poté je všechna importujete do Excelu a sjednotíte formáty, po čemž můžete začít generovat přehledy z těchto dat.