Logistiek, vooral transportbeheer, is een van de gebieden die nog niet helemaal is bijgebleven met de technologie. Als het organiseren van goederenvervoer een van uw dagelijkse verantwoordelijkheden is, zijn er mogelijk nogal wat activiteiten die u kunt automatiseren. Dit kan u dagelijks uren besparen op routinetaken, die u kunt gebruiken om u te concentreren op de taken die de technologie nog niet helemaal aankan.

We hebben een lijst samengesteld van logistieke taken die vandaag de dag gemakkelijk aan technologie kunnen worden overgedragen.

1. Uw klanten, zakenpartners en collega's informeren over transport-gerelateerde informatie


Oude manier:
  1. U logt in op de website van een van uw logistieke dienstverleners en plaatst een boekingsorder. U opent uw e-mailservice en stuurt een e-mail naar uw leverancier om hen te informeren over de verwachte ophaaldatum van de zending.
  2. Ze sturen u een e-mail om het kentekennummer van de vrachtwagen bij u op te vragen.
  3. U stuurt een e-mail naar de vervoerder met het verzoek om het kentekennummer.
  4. De vervoerder stuurt u het kentekennummer van de vrachtwagen.
  5. U stuurt dezelfde e-mail terug naar de leverancier.
  6. De zending is gewijzigd: er moet een extra pallet worden opgehaald, dus u informeert de vervoerder per e-mail.
  7. De vervoerder ontvangt de informatie, maar wijzigt de ophaaldatum en informeert u per e-mail.
  8. U stuurt dezelfde informatie door naar uw leverancier.
  9. Enkele dagen nadat de zending is voltooid, stuurt de vervoerder u de ondertekende CMR per e-mail.

Nieuwe manier:
  1. U logt in op uw vrachtbeheersoftware en plaatst een boekingsorder. Een melding met de verwachte ophaaldatum wordt automatisch naar uw leverancier gestuurd.
  2. De vervoerder werkt het kentekennummer bij. Zowel u als uw leverancier ontvangen automatisch meldingen.
  3. U werkt de zending bij om een extra pallet te bevatten. Uw vervoerder en leverancier ontvangen de informatie automatisch.
  4. De vervoerder werkt de ophaaldatum bij en de bijgewerkte ETA wordt automatisch naar u en uw leverancier gestuurd.
  5. Nadat de zending is voltooid, uploadt de vervoerder de ondertekende CMR rechtstreeks naar uw vrachtbeheersoftware.



2. Communiceren van transportbehoeften tussen uw verkoopmedewerkers en logistiek manager(s)


U heeft één of een paar logistiek managers en een groter team van verkoopmedewerkers. De verkoopmedewerkers moeten transport van goederen bestellen. De taak van de logistiek manager is om alle transportbehoeften te verzamelen en het transport te regelen.

Oude manier:
  1. Verkoopmedewerkers sturen e-mails of bellen de logistiek manager(s) en communiceren hun transportbehoeften.
  2. De logistiek manager maakt een lijst van transportbehoeften, besluit welke vervoerder voor elke zending wordt gebruikt en organiseert het transport via verschillende vervoerdersportalen en/of door het versturen van e-mails.
  3. De logistiek manager zal de tussenpersoon zijn die informatie communiceert tussen verkoopmedewerkers en vervoerders.

Nieuwe manier:
  1. Alle verkoopmedewerkers voeren hun transportbehoeften in een enkel systeem in.
  2. Logistiek managers zien de nieuwe transportbehoeften op hun dashboard. Ze hebben onmiddellijk alle beslissingscriteria (prijs, ETA's, CO2-uitstoot) en hoeven alleen maar te beslissen over de beste optie.
  3. Verkoopmedewerkers kunnen inloggen op het systeem wanneer ze informatie over zendingen nodig hebben.



3. Elke dag inloggen op veel verschillende vervoerderswebsites


Oude manier:
  1. U heeft 6 vervoerders waarmee uw bedrijf samenwerkt: Vervoerder A, B, C, D, E en F.
  2. Voor binnenlandse pakketten logt u in op het systeem van Vervoerder A.
  3. Voor internationale pakketten logt u in op het systeem van Vervoerder B.
  4. Voor binnenlands wegvervoer heeft Vervoerder C geen online selfservice-portaal, dus u stuurt hen een e-mail om transport te bestellen. Maar eerst moet u de juiste contactpersoon vinden, afhankelijk van de verzendroute.
  5. Voor internationaal wegvervoer logt u in op het systeem van Vervoerder D of Vervoerder E, afhankelijk van de herkomst/bestemming.
  6. Voor zeevrachtvervoer logt u in op het systeem van Vervoerder F.

Nieuwe manier:
Het proces van het bestellen van transport is precies hetzelfde voor elke vervoerder waarmee u samenwerkt. Vervoerders ontvangen uw zendingen rechtstreeks in hun software of per e-mail, afhankelijk van hun mogelijkheden en voorkeuren. U hoeft zich geen zorgen te maken over deze details.



4. Medewerkers trainen in het gebruik van nieuwe vervoerdersoftware


Oude manier:
  1. Er is een nieuw jaar aangebroken en u heeft enkele van uw logistieke dienstverleners gewisseld. Dit betekent dat u zich vertrouwd moet maken met de nieuwe software en uw team moet trainen om hetzelfde te doen.
  2. Er is een nieuw lid in uw team dat moet worden opgeleid om alle verschillende softwaresystemen en websites van vervoerders te gebruiken. U zult uw wachtwoorden moeten delen of nieuwe accounts voor hen moeten aanmaken in alle systemen. In sommige gevallen kan dit een paar dagen of zelfs weken duren.
  3. Ze zullen ook een lijst nodig hebben van alle expediteurs en/of accountmanagers voor al uw vervoerders om contact op te nemen over transportorders, statussen en wijzigingen.

Nieuwe manier:
  1. U gebruikt een transportbeheersoftware (TMS) met één toegangspunt. Daarom zal het wisselen van logistieke dienstverleners geen veranderingen in uw werkstroom met zich meebrengen.
  2. U traint nieuwe teamleden om één systeem te gebruiken in plaats van tien.
  3. Al uw relevante contacten worden automatisch gevonden voor elke zending en vervoerder.



5. Uw collega op de hoogte brengen van de laatste transporten voordat u met vakantie gaat


Oude manier:
U gaat met vakantie, maar u moet eerst uw collega op de hoogte brengen van de laatste, lopende en aankomende zendingen. Met verzendingsinformatie verspreid over verschillende vervoerdersystemen, e-mailconversaties en Excel-spreadsheets, kan dit een behoorlijke uitdaging zijn.

Nieuwe manier:
Uw collega heeft een account in uw vrachtbeheersoftware. Na een snelle blik op het dashboard is hij/zij al op de hoogte en klaar om het over te nemen terwijl u er niet bent.



6. "Hoeveel zou deze zending kosten?"

U werkt samen met 5 vervoerders en u heeft een zending waarvoor u de prijzen voor elke vervoerder moet vinden, zodat u de beste aanbieding kunt kiezen.

Oude manier:
  1. U heeft vooraf overeengekomen prijslijsten met al uw vervoerders. U heeft ze ofwel uitgeprint of in PDF/Excel-formaat op uw computer.
  2. U berekent het te betalen gewicht van de zending en zoekt met uw vinger door alle prijslijsten om de toepasselijke prijs te vinden.
  3. Vergeet niet om de website van de vervoerder te controleren op de huidige toeslagen (bijv. BAF).
  4. U stelt de berekende resultaten samen in een lijst waaruit u de beste aanbieding kunt kiezen.

Nieuwe manier:
U gebruikt een vrachtprijsbeheermodule, waarmee u uw prijslijsten in een systeem kunt uploaden dat ze kan verwerken en alle berekeningen voor u in een oogwenk kan uitvoeren.



7. Transportinformatie kopiëren en plakken van de ene software naar de andere


Oude manier:
  1. U gebruikt een ERP-software (enterprise resource planning). Bij het bestellen van transport kopieert u de verzendingsinformatie van de ERP naar de software van uw logistieke dienstverlener.
  2. Vervolgens kopieert u enkele gegevens van de vervoerdersoftware terug naar uw ERP.
  3. U heeft een online winkel met enkele geautomatiseerde verzendplugings geïnstalleerd, maar u moet nog steeds informatie kopiëren en plakken naar uw ERP. (Als de online winkel uw enige verkooppunt is, is het geen groot probleem.)

Nieuwe manier:
  1. Uw ERP of online winkel is geïntegreerd met uw vrachtbeheersoftware. U kunt transportorders rechtstreeks vanuit uw ERP naar elke vervoerder sturen en automatisch alle informatie terugkrijgen die u nodig heeft (labels, trackingnummers etc.).
  2. Uw online winkel is geïntegreerd met uw ERP. Vanuit daar kunt u ofwel de ERP gebruiken als enige bron voor alle transportorders, of gewoon informatie synchroniseren met de online winkel.



8. Genereren van bedrijfsbrede, cross-carrier verzendingsrapporten en statistieken


Oude manier:
  1. Uw verzendingsgeschiedenis en statistieken zijn verspreid over de systemen van verschillende logistieke dienstverleners. Sommige hebben misschien zelfs geen statistiekenmodule.
  2. Om een rapport te maken, exporteert of kopieert en plakt u eerst de ruwe gegevens van alle vervoerdersystemen. Vervolgens importeert u ze allemaal in Excel en standaardiseert u de indelingen, waarna u inzichten uit de gegevens kunt genereren.

Nieuwe manier:
Al uw verzendingsgeschiedenis en statistieken zijn gemakkelijk toegankelijk vanuit een centrale bron in een consistent formaat, ongeacht de vervoerder. Vanuit daar kunt u ofwel de vooraf gegenereerde inzichten gebruiken, of ruwe gegevens exporteren en uw eigen rapporten maken.

Daar hebben we het: 8 dingen die veel te veel tijd uit uw dag kunnen nemen.
Het beste deel? Cargoson kan dat allemaal en nog veel meer voor u doen!

of