8 ежедневни задачи за управление на транспорта, които можете да автоматизирате

1. Уведомяване на клиенти, бизнес партньори и колеги за информация, свързана с транспорта

1. Влизате в уебсайта на един от вашите логистични доставчици и правите резервация. Отваряте услугата за имейл и изпращате имейл до вашия доставчик, за да го информирате за очакваната дата на събиране на пратката.
2. Те ви изпращат имейл, за да поискат регистрационния номер на камиона.
3. Изпращате имейл до превозвача, за да попитате за регистрационния номер.
4. Превозвачът ви изпраща регистрационния номер на камиона.
5. Изпращате същия имейл обратно на доставчика.
6. Пратката се променя: има допълнителна палета за събиране, така че информирате превозвача по имейл.
7. Превозвачът получава информацията, но променя датата на събиране и ви информира по имейл.
8. Препращате същата информация на вашия доставчик.
9. Няколко дни след като пратката е завършена, превозвачът ви изпраща подписания CMR по имейл.

1. Влизате в инструмента си за управление на товари и правите резервация. Автоматично се изпраща уведомление с очакваната дата на събиране до вашия доставчик.
2. Превозвачът актуализира регистрационния номер на камиона. И вие, и вашият доставчик получавате автоматични уведомления.
3. Актуализирате пратката, за да съдържа допълнителна палета. Вашият превозвач и доставчик получават информацията автоматично.
4. Превозвачът актуализира датата на събиране и актуализираното очаквано време на пристигане се изпраща автоматично на вас и на вашия доставчик.
5. След като пратката е завършена, превозвачът качва подписания CMR директно във вашия софтуер за управление на товари.

2. Комуникация на транспортните нужди между търговските ви представители и логистичните мениджъри

1. Търговските представители изпращат имейли или се обаждат на логистичните мениджъри и съобщават транспортните си нужди.
2. Логистичният мениджър подготвя списък с транспортните нужди, решава кой превозвач да използва за всяка от тях и организира транспорта, използвайки различни портали на превозвачи и/или изпращайки имейли.
3. Логистичният мениджър ще бъде посредникът, който комуникира информацията между търговските представители и превозвачите.

1. Всички търговски представители въвеждат транспортните си нужди в една единствена система.
2. Логистичните мениджъри виждат новите транспортни нужди на своето табло. Те веднага разполагат с всички критерии за вземане на решение (цена, очаквано време на пристигане, въглеродни емисии) и трябва само да решат кой е най-добрият вариант.
3. Търговските представители могат да влизат в системата, когато им е необходима информация за пратките.

3. Влизане всеки ден в много различни уебсайтове на превозвачи

1. Имате 6 превозвача, с които работи вашата компания: Превозвач А, Б, В, Г, Д и Е.
2. За да изпратите вътрешни пратки, влизате в системата на Превозвач А.
3. За международни пратки влизате в системата на Превозвач Б.
4. За вътрешен автомобилен транспорт Превозвач В няма онлайн система за самообслужване, така че им изпращате имейл, за да поръчате транспорт. Но първо трябва да намерите правилното лице за контакт, в зависимост от маршрута на пратката.
5. За международен автомобилен транспорт влизате или в системата на Превозвач Г, или в тази на Превозвач Д, в зависимост от произхода/дестинацията.
6. За морски транспорт влизате в системата на Превозвач Е.

4. Обучение на служители да използват нов софтуер на превозвач

1. Настъпила е нова година и сте сменили някои от вашите логистични доставчици. Това означава, че ще трябва да се запознаете с новия софтуер и да обучите екипа си да направи същото.
2. В екипа ви има нов член, който трябва да бъде обучен да използва всички различни софтуерни системи и уебсайтове на превозвачите. Ще трябва или да споделите вашите пароли, или да създадете нови акаунти за тях във всички системи. В някои случаи това може да отнеме няколко дни или дори седмици.
3. Те също ще се нуждаят от списък на всички спедитори и/или мениджъри на акаунти за всичките ви превозвачи, с които да се свързват относно поръчки за транспорт, статуси и промени.

1. Използвате софтуер за управление на транспорта (TMS) с една точка за достъп. Следователно смяната на логистични доставчици няма да донесе промени във вашия работен процес.
2. Обучавате новите членове на екипа да използват една система, вместо десет.
3. Всички ваши релевантни контакти се намират автоматично за всяка пратка и превозвач.

5. Информиране на колега за последните транспорти преди отпуск

6. „Колко би струвала тази пратка?"

1. Имате предварително договорени ценови листи с всичките ви превозвачи. Или ги имате разпечатани, или във формат PDF/Excel на компютъра си.
2. Изчислявате дължимото тегло на пратката и проследявате с пръст през всички ценови листи, за да намерите приложимата цена.
3. Не забравяйте да проверите уебсайта на превозвача за текущите му такси (напр. BAF).
4. Съставяте списък с резултатите от изчисленията, от който можете да изберете най-доброто предложение.

7. Копиране и поставяне на информация за транспорт от един софтуер в друг

1. Използвате ERP (софтуер за планиране на ресурсите на предприятието). Когато поръчвате транспорт, копирате информацията за пратката от ERP в софтуера на вашия логистичен доставчик.
2. След това копирате някои данни от софтуера на превозвача обратно във вашия ERP.
3. Имате онлайн магазин с инсталирани някои автоматизирани плъгини за доставка, но все още трябва да копирате и поставяте някои данни обратно във вашия ERP. (Ако онлайн магазинът е единствената ви точка за продажба, това не е голям проблем.)

1. Вашият ERP или онлайн магазин е интегриран с вашия софтуер за управление на товари. Можете да изпращате поръчки за транспорт директно от вашия ERP до всеки от вашите превозвачи и автоматично да получавате обратно всякаква необходима информация (етикети, номера за проследяване и др.).
2. Вашият онлайн магазин е интегриран с вашия ERP. Оттам можете или да използвате ERP като единствен източник на всички поръчки за транспорт, или просто да синхронизирате информацията с онлайн магазина.

8. Генериране на отчети и статистики за доставките в цялата компания, за всички превозвачи

1. Историята и статистиките на вашите пратки са разпръснати в системите на различните логистични доставчици. Няк...системите на различните логистични доставчици. Някои дори може да нямат модул за статистика.
2. За да създадете отчет, първо трябва да експортирате или копирате и поставите суровите данни от системите на всички превозвачи. След това ги импортирате всички в Excel и стандартизирате форматите, след което можете да започнете да генерирате информация от данните.