8 vardagliga transporthanteringsuppgifter du kan automatisera

1. Meddela dina kunder, affärspartners och kollegor om transportrelaterad information

1. Du loggar in på en av dina logistikleverantörers webbplatser och gör en bokning. Du öppnar din e-posttjänst och skickar ett e-postmeddelande till din leverantör för att informera dem om det förväntade upphämtningsdatumet för försändelsen.
2. De skickar ett e-postmeddelande för att begära registreringsnumret på lastbilen från dig.
3. Du skickar ett e-postmeddelande till transportören och ber om registreringsnumret.
4. Transportören skickar dig registreringsnumret på lastbilen.
5. Du skickar samma e-postmeddelande tillbaka till leverantören.
6. Försändelsen ändrades: det finns en extra pall att hämta, så du informerar transportören via e-post.
7. Transportören tar emot informationen, men de ändrar upphämtningsdatumet och informerar dig via e-post.
8. Du vidarebefordrar samma information till din leverantör.
9. Några dagar efter att försändelsen är slutförd skickar transportören dig den signerade CMR via e-post.

1. Du loggar in på ditt frakthanteringsverktyg och gör en bokning. Ett meddelande med det förväntade upphämtningsdatumet skickas automatiskt till din leverantör.
2. Transportören uppdaterar registreringsnumret på lastbilen. Både du och din leverantör får automatiska meddelanden.
3. Du uppdaterar försändelsen till att innehålla en extra pall. Din transportör och leverantör får informationen automatiskt.
4. Transportören uppdaterar upphämtningsdatumet och den uppdaterade ETA skickas automatiskt till dig och din leverantör.
5. Efter att försändelsen är slutförd laddar transportören upp den signerade CMR direkt till din frakthanteringsprogramvara.

2. Kommunicera transportbehov mellan dina säljare och logistikansvarig(a)

1. Säljarna skickar e-post eller ringer logistikansvarig och kommunicerar sina transportbehov.
2. Logistikansvarig förbereder en lista över transportbehov, bestämmer vilken transportör som ska användas för varje och organiserar transporten med hjälp av olika transportörsportaler och/eller skickar e-post.
3. Logistikansvarig kommer att vara mellanhand som kommunicerar information mellan säljare och transportörer.

1. Alla säljare anger sina transportbehov i ett enda system.
2. Logistikansvariga ser de nya transportbehoven på sin instrumentpanel. De har omedelbart alla beslutsunderlag (pris, ETA, koldioxidutsläpp) och behöver bara bestämma det bästa alternativet.
3. Säljarna kan logga in i systemet när de behöver information om försändelser.

3. Logga in på många olika transportörswebbplatser varje dag

1. Du har 6 transportörer som ditt företag arbetar med: Transportör A, B, C, D, E och F.
2. För att skicka inrikes paket loggar du in i Transportör A:s system.
3. För internationella paket loggar du in i Transportör B:s system.
4. För inrikes vägtransporter har Transportör C inte en online självbetjäningsportal, så du skickar e-post till dem för att beställa transport. Men först måste du hitta rätt person att kontakta, beroende på försändelsens rutt.
5. För internationella vägtransporter loggar du in antingen i Transportör D eller Transportör E:s system, beroende på ursprung/destination.
6. För sjöfrakt loggar du in i Transportör F:s system.

4. Utbilda anställda att använda en ny transportörsprogramvara

1. Ett nytt år har kommit och du har bytt några av dina logistikleverantörer. Detta innebär att du måste bekanta dig med den nya programvaran och utbilda ditt team att göra detsamma.
2. Det finns en ny medlem i ditt team som behöver utbildas för att använda alla olika transportörers programvarusystem och webbplatser. Du måste antingen dela dina lösenord eller skapa nya konton för dem i alla system. I vissa fall kan det ta några dagar eller till och med veckor.
3. De kommer också att behöva en lista över alla speditörer och/eller kundansvariga för alla dina transportörer att kontakta angående transportorder, status och ändringar.

1. Du använder en transporthanteringsprogramvara (TMS) med en enda åtkomstpunkt. Därför kommer byte av logistikleverantörer inte att medföra några förändringar i ditt arbetsflöde.
2. Du utbildar nya teammedlemmar att använda ett system snarare än tio.
3. Alla dina relevanta kontakter hittas automatiskt för varje försändelse och transportör.

5. Uppdatera din kollega om de senaste transporterna innan du går på semester

6. "Hur mycket skulle den här försändelsen kosta?"

1. Du har förhandlade prislistor med alla dina transportörer. Du har dem antingen utskrivna eller i PDF/Excel-format på din dator.
2. Du beräknar försändelsens betalningsvikt och följer ditt finger genom alla prislistor för att hitta det tillämpliga priset.
3. Glöm inte att kontrollera transportörens webbplats för deras aktuella tillägg (t.ex. BAF)
4. Du sammanställer beräkningsresultaten i en lista från vilken du kan välja det bästa erbjudandet.

7. Kopiera och klistra in transportinformation från en programvara till en annan

1. Du använder en ERP-programvara (enterprise resource planning). När du beställer transport kopierar du försändelsesinformationen från ERP till din logistikleverantörs programvara.
2. Du kopierar sedan vissa data från transportörens programvara tillbaka till din ERP.
3. Du har en webbutik med några automatiserade fraktplugins installerade, men du måste fortfarande kopiera och klistra in viss information tillbaka till din ERP. (Om webbutiken är din enda försäljningskanal är det dock inte ett stort problem.)

1. Din ERP eller webbutik är integrerad med din frakthanteringsprogramvara. Du kan skicka transportorder direkt från din ERP till någon av dina transportörer och automatiskt få tillbaka all information du behöver (etiketter, spårningsnummer etc).
2. Din webbutik är integrerad med din ERP. Därifrån kan du antingen använda ERP som en enda källa för alla transportorder eller bara synkronisera information med webbutiken.

8. Generera företagsövergripande, transportörsöverskridande fraktrapporter och statistik

1. Din försändelsehistorik och statistik är utspridd över olika logistikleverantörers system. Vissa kanske inte ens har en statistikmodul.
2. För att skapa en rapport exporterar eller kopierar och klistrar du först in rådata från alla transportörers system. Du importerar dem sedan alla till Excel och standardiserar formaten, varefter du kan börja generera insikter från data.