Licitațiile de transport sau achizițiile de transport pot părea complexe și dificile de întreprins, dar organizarea lor ar putea fi, de fapt, mai simplă decât credeți.


În sensul său cel mai larg, ce înțelegem prin "licitație de transport"? Definiție: O licitație în care o companie decide să utilizeze mai mulți furnizori de servicii de transport pentru nevoile sale de transport marfă. Pentru multe companii din Europa, perioada obișnuită de licitație este de un an.

Definiții


Înainte de a parcurge ghidul pentru organizarea unei licitații de transport în următorul capitol, să definim câțiva termeni cheie legați de acest proces.

  1. Licitație de transport, cunoscută și sub numele de Achiziție de transport: Acești termeni se referă la procesul prin care o companie invită mai mulți furnizori de servicii de transport să oferteze pentru furnizarea de servicii de transport. Este o metodă sistematică și corectă de a selecta un furnizor de servicii pe baza costurilor, serviciilor, timpilor de livrare, fiabilității, disponibilității și altor factori importanți pentru companie. Licitațiile acoperă, de obicei, o perioadă specifică, adesea un an în multe companii europene. Achizițiile de transport sunt un proces standard în expedierea la nivel de întreprindere, dar devin din ce în ce mai frecvente și în rândul micilor afaceri care utilizează un TMS.

  2. Licitație de expediere / Licitație de încărcare: Aceasta este situația în care un expeditor organizează o licitație pentru o singură încărcare sau o nevoie de transport unică. Pentru mai multe informații, consultați articolul nostru anterior "Ce este transportul spot?". În acel articol de blog, veți afla cum transportul spot poate oferi soluții pentru nevoile neașteptate de expediere, potențiale oportunități de economisire a costurilor și incertitudinile și riscurile pe care le implică. Cu toate acestea, focusul articolului actual este procesul de achiziție a contractelor pe termen lung, care este licitația de transport sau achiziția de transport.

  3. Software pentru licitații de transport: Acestea sunt instrumente digitale concepute pentru a automatiza procesul de licitație pentru transport. Instrumentele pentru licitații de transport ajută la crearea documentelor de licitație, gestionarea ofertelor de la diferiți transportatori, compararea lor pe baza mai multor parametri și, în cele din urmă, selectarea celui/celor mai potrivit(ți). Software-ul include, de obicei, funcții pentru gestionarea documentelor, comunicarea cu ofertanții, analiza ofertelor și raportare.

În acest articol de blog, vă vom oferi sfaturi practice, instrumente și șabloane pentru organizarea unei licitații simple de transport. Principalul nostru obiectiv aici este achiziția de transport sau licitația de transport ca proces de contract pe termen lung, și nu abordarea licitațiilor pentru o singură încărcare sau expediere.


Principiile cheie de urmat atunci când organizați o licitație de transport:

  • Fiți deschiși;
  • Pregătiți documentația simplă și clară;
  • Respectați-vă cuvântul și luați decizii ferme.

5 pași pentru a organiza o licitație de transport de succes


1. Înțelegeți-vă afacerea, mărfurile pe care le expediați și rutele operaționale (statistici de transport).


Răspundeți la întrebările pe care companiile de transport vi le vor adresa. Acestea sunt cruciale, deoarece vor influența termenii transportului dumneavoastră (timpul de livrare, tipul de serviciu, costul transportului, termenul de plată, limita de credit etc.).

Deci, anticipați aceste întrebări și fiți pregătiți să răspundeți:

  • Care este domeniul de activitate al companiei dumneavoastră? Cât de importantă este transportarea în afacerea dumneavoastră? Care este costul anual al transportului?

  • Care sunt mărfurile dumneavoastră? Sunt colete, LTL sau FTL? Mărfuri standard sau mărfuri periculoase? Sunt sensibile la temperatură?

  • Cum sunt ambalate aceste mărfuri? De exemplu, vrac, înfoliate pe paleți, role, big bag, cisternă etc.

  • Cum pot fi încărcate aceste mărfuri? De exemplu, suprapozabile sau nu, încărcare/descărcare cu lift de coadă (fără acces cu o remorcă mare), mărfuri fragile, necesită legare etc.


Transportatorii vor fi deosebit de interesați de statisticile dumneavoastră de transport din perioada anterioară. Acest lucru le permite să evalueze și să aprecieze potrivirea în lanțul lor de transport - mărfuri, locații de livrare, volume, rute de transport etc.

Unde se deplasează mărfurile dumneavoastră? Care sunt cantitățile implicate? Care este regularitatea transporturilor dumneavoastră? Transporturile dumneavoastră au fluctuații sezoniere?

Cargoson vă poate ajuta!


Cu software-ul de management al transportului Cargoson, statisticile de transport ale companiei dumneavoastră sunt afișate în contul dumneavoastră în grafice și tabele interactive, precum și în format Excel descărcabil. Acest lucru vă permite să procesați și să partajați statisticile dumneavoastră de transport cu partenerii dumneavoastră de transport, împreună cu alte documente de licitație.

Descărcați exemplul de statistici de transport


2. Selectați transportatorii potriviți cărora să le trimiteți licitația.


Veți obține cele mai bune rezultate doar dacă trimiteți licitația dumneavoastră companiilor de transport potrivite. Prin urmare, este esențial să analizați lista actuală de transportatori și să vă gândiți cine ar mai putea fi potrivit pentru noua licitație.

Transportatorii, angajații lor și rețelele lor de livrare se schimbă constant. Nu este deloc o excepție ca un transportator care nu a oferit cele mai bune condiții anterior să fie clar cel mai bun la următoarea licitație, iar partenerul dumneavoastră actual de transport să aibă nevoie de un "semnal de alarmă". Pentru a asigura participarea activă și interesul furnizorilor, este important să cunoașteți piața și să știți pe cine să invitați la licitație.

Dacă aveți nevoie de un script de selecție a transportatorilor de urmat atunci când discutați cu potențialii transportatori, prezentăm principalele principii în acest articol: Selectarea unui transportator de marfă: 10 sfaturi [+ fișă de evaluare gratuită]. De asemenea, există o fișă de evaluare descărcabilă pe care o puteți tipări și folosi ca ghid.

Cargoson vă poate ajuta!


Software-ul nostru prezintă mai mult de 1000 de transportatori și avem experiența de a ști cine operează activ în diferite moduri de transport, direcții și grupuri de mărfuri. Cargoson, în calitate de furnizor de software de management al transportului, stă de partea clientului într-un rol neutru de consultant, oferind astfel expertiză și recomandări independente din industrie.


3. Stabiliți strategia dumneavoastră de alocare a transportatorilor înainte de a organiza licitația de transport.


Aici, ar trebui să gândiți și să determinați strategia de alocare a transportatorilor și a liniilor de transport.

Un aspect important al proiectării unei strategii de alocare a transportatorilor este, cu siguranță, capacitatea de a deservi rutele principale de transport și/sau clienții cu cerințe speciale.

De asemenea, nu uitați să discutați cu clienții strategici sau mari ai companiei dumneavoastră pentru a înțelege disponibilitatea lor pentru o eventuală schimbare a partenerului de transport.

Cel mai adesea, însă, strategia dumneavoastră de selecție a transportatorilor și de alocare a rutelor va fi determinată de numărul de transportatori pe care compania dumneavoastră îi poate gestiona în mod realist zilnic. Un software de expediere cu mai mulți transportatori vă poate ajuta să gestionați mult mai mulți transportatori (sporind în același timp transparența) fără a crește personalul, având-ui pe toți pe un singur tablou de bord și un flux de lucru standardizat.

Posibile strategii de alocare:
  • Un transportator pe țară
  • Un transportator pe regiune/cod poștal
  • Un transportator pe origine sau destinație (furnizor sau client)
  • Un transportator în funcție de volumul mărfurilor
  • Un transportator în funcție de grupa de mărfuri
  • Combinații

Cargoson vă poate ajuta!


Software-ul Cargoson este conceput pentru a ajuta expeditorul să găsească cele mai bune condiții de transport pentru el, indiferent de câți parteneri de transport sunt necesari. Indiferent dacă strategia dumneavoastră de alocare a transportatorilor se soldează cu 2 sau 12 parteneri de transport, comandarea, urmărirea și gestionarea transportului din software-ul de management al transporturilor Cargoson este la fel de ușoară!


4. Creați un document de licitație simplu și ușor de înțeles (șablon de condiții de expediere și listă de prețuri).


Un document tipic de licitație (RFP - Solicitare de propunere) explică ce se așteaptă de la transportatori și descrie nevoile dumneavoastră de transport, cum ar fi profilul expedierilor, natura mărfurilor, regularitatea expedierilor și detalii despre ce ar trebui inclus în preț (de ex., supliment de combustibil, asigurare, taxe de drum). Deși nivelul de detaliu este la latitudinea dumneavoastră, vă recomandăm ca documentul dumneavoastră de licitație să ofere suficiente detalii pentru ca transportatorii să știe baza pentru ofertele lor de preț și timp de livrare. Citiți mai multe despre modul în care sunt determinate prețurile de transport în blogul nostru: Prețul transportului explicat.

Documentul de licitație ar trebui să fie structurat, neambiguu, ușor de completat și ușor de comparat. Rezultatul va fi tarife și timpi de livrare actualizați și precisi, precum și un proces fără probleme în viitorul parteneriat cu transportatorii dumneavoastră.

Cargoson vă poate ajuta!

Șablon gratuit, descărcabil pentru documentul de achiziție de transport


Mai jos în acest articol, puteți descărca un exemplu de bune practici al unui document simplu și clar de licitație, care constă în condiții standard de transport și un șablon de listă de prețuri.

Descărcați documentele de licitație Cargoson, modificați condițiile dumneavoastră de transport, adăugați originile și destinațiile în șablonul de listă de prețuri și trimiteți licitația de transport partenerului dumneavoastră de transport. Dacă condițiile simple de transport nu sunt suficiente, în plus față de șablonul de listă de prețuri, puteți obține și un proiect mai detaliat al condițiilor de transport.

Dacă nu știți cărora dintre transportatori să trimiteți licitația de transport, Cargoson, în calitate de consultant neutru, vă poate ajuta. Solicitați sfaturi gratuite


5. Înregistrați și realizați rezultatele licitației (software-ul de management al transportului Cargoson).


Odată ce licitația de transport a fost organizată, se fac negocierile suplimentare ale contractului de transport (dacă este necesar) și nominalizările au fost distribuite transportatorilor, este necesar să implementați rezultatele licitației în parteneriatul dumneavoastră în curs cu transportatorii aleși.

O adevăr simplu - fiți clari în alegerile dumneavoastră și respectați nominalizările promise. Pentru a implementa cu succes rezultatele licitației cu diferiții dumneavoastră parteneri de transport aleși, software-ul de management al transportului Cargoson vă poate ajuta.

Cargoson vă poate ajuta!


Software-ul de gestionare a tarifelor de transport Cargoson vă permite să încărcați în contul companiei dumneavoastră toate listele de prețuri primite de la diferiți transportatori. Motorul avansat de calcul al prețurilor al software-ului oferă atât dumneavoastră, cât și altor persoane din compania dumneavoastră care se ocupă de transport, o imagine de ansamblu clară asupra condițiilor de transport oferite de diferiți parteneri de transport. Acest lucru creează o modalitate fără precedent de simplă de a compara și a lua decizii informate pentru comandarea transportului și luarea deciziilor. Și, pentru a încheia, nu trebuie să începeți să utilizați un nou site web al transportatorului sau să construiți singuri o integrare API cu transportatorul, deoarece acest lucru este deja gestionat de software-ul de integrare a transportatorilor încorporat în Cargoson.

Încercați Cargoson și vedeți singuri: Înregistrați-vă un cont